Software de gestiune ERP, o necesitate a timpurilor
ERP a devenit in ultimii ani un subiect extreme de discutat si de abordat atat de presa de specialitate, cat si de companiile distribuitoare si cele in cautarea unei solutii Astfel ca vom gasi la ora actuala: nenumarate carti, articole, studii, prezentari, promovari si versiuni demonstrative incearca sa convinga oamnii de afaceri de binefacerile implementarii aplicatiilor integrate de gestiune a firmelor.
Dezvoltarea in contextul societatii informationale si a globalizarii afacerilor a generat un nou avant pentru industria de software si a creat noi oportunitati de cariera, in special in zona consultantei si implementarii acestor sisteme in companii.
Programele de gestiune, cum ar fi WinMENTOR ENTERPRISE au dobandit o importanta deosebita in cadrul sistemelor informationale actuale. Toate companiile multinationale au implementat un program ERP, mai intai in ideea eficientizarii si fluidizarii activitatilor de baza, apoi in scopul dobandirii de avantaje strategice pe piata .
Ce este un soft de gestiune ERP?
Sistemele ERP sunt pachete de aplicatii formate din mai multe module care sprijina toate ariile functionale: planificare, productie, vanzare, marketing, distributie, contabilitate, financiar, resurse umane, gestiunea proiectelor, stocuri, service si intretinere, logistica si e-business.
Altfel spus, mai pe intelesul tuturor, ele sunt solutia software care marcheaza trecerea unei afaceri la etapa de maturitate. Modulele eficiente care unifica procese precum gestiunea stocurilor, contabilitate, vanzari, achizitii si marketing stau la baza economiei de resurse si diminuarii erorilor dintr-o organizatie.
WinMENTOR ENTERPRISE spre exemplu, este o platforma software modulara destinata gestionarii integrate a tuturor operatiunilor unei organizatii dintr-un singur loc. Poate fi accesat atat online cat si offline, doar de catre persoanele autorizate din cadrul companiei tale si contribuie la eficientizarea proceselor atat pe plan intern cat si extern.
Principalele caracteristici ale unui program de gestiune ERP sunt:
- sunt pachete software proiectate in medii client/server;
- prelucreaza marea majoritate a tranzactiilor organizatiei;
- integreaza si unifica procesele economice;
- utilizeaza o baza de date la nivelul organizatiei, in care datele sunt introduse o singura data;
- permit accesul la date in timp real;
- ofera suport multi-valuta si multilingv;
- sunt adaptate specificului dat de ramura in care opereaza organizatiile (diferite ramuri industriale, servicii, comert, banci, sanatate etc.);
- permit realizarea de adaptari fara interventia programatorilor.
In mod absolut eronat, in conceptual managerilor, circula idea preconceputa ca odata cu implementarea unui sistem ERP vor incepe ca sa se resolve oarecum “de la sine” toate problemele afacerilor si companiei, iar cresterea productivitatii si eficienta afacerii va aparea cumva “peste noapte”.
Asteptarile referitoare la reducerea costurilor si imbunatatirea activitatii depind de masura in care sistemul ERP ales se potriveste functionalitatilor organizationale si de cat de bine se adapteaza procesele redefinite si configurate in structura, cultura si strategia departamentelor si a companiei in sine.
De aceea este nevoie sa discutati intotdeauna cu toate departementele inainte de implementarea unei solutii ERP, sa avedeti ce exact aveti nevoie si cum se pot gasi cele mai bune solutii de implementare, pentru ca acest sistem sa fie exact ceea ce trebuie sa fie ca sa maximizeze si sa eficientizeze profitabilitatea afacerii dumneavoastra.
10 motive pentru care implementarea unui soft de gestiune ERP a esuat:
In majoritatea cazurilor publicate, esecul implementarii unui pachet de aplicatii integrate s-a datorat problemelor organizationale.
- tratarea ERP ca pe un sistem software;
- lipsa implicarii managerilor executivi (top-manageri);
- concentrarea eforturilor pe instalarea software-ului si “invatarea” acestuia;
- asteptari nerealiste in privinta duratei de implementare;
- utilizarea sistemelor ERP pentru colectarea, prelucrarea datelor si obtinerea informatiilor;
- neimplicare si neacceptare din partea utilizatorilor;
- implementari realizate de consultanti si specialisti externi;
- lipsa pregatirii psihologice corespunzatoare a utilizatorilor;
- comunicare defectuoasa intre membrii echipelor de proiect;
- proiectul nu a fost pregatit corespunzator ori resursele necesare dezvoltarii sale au fost insuficiente.
Desi nu putem sa spunem ca este un instrument magic, alternativa integrarii informationale interne, in afara solutiilor Enterprise Resource Planning, nu exista. Sau daca exista este ceva aparent si care nu va satisfice decat o parte a problemelor pe care compania le intampina sau le va intampina pe viitor. De aceea, un soft de gestiune ERP este cea mai potrivita solutie. Pentru ca va genereaza rapoarte, cu ajutorul carora puteti face predictii. Cumva, poate exact aici este partea magica a unei solutii ERP ca si WinMENTOR ENTERPRISE!
Care ar fi motivatia implementarii unui soft ERP
In majoritatea proiectelor, principalele motive ale adoptarii ERP sunt:
- modernizarea sistemului informational,
- cresterea utilizabilitatii si flexibilitatii,
- integrarea datelor si sistemelor,
- reproiectarea proceselor economice,
- reducerea cheltuielilor de intretinere,
- minimizarea riscurilor,
- deschiderea catre web si aplicatiile Internet.
Exista o intreaga teorie a motivatiilor unui proiect ERP, dar cele mai importante se regasesc intre cele enumerate mai sus.
Totusi, mai exista teorii care merita luate in calcul si care sustin ca motivatiile ar fi:
- imbunatatirea performantelor activitatii (viteza, acuratete, economii);
- integrarea datelor si sistemelor, vizand eliminarea redundantei, inconsistentei si dezinformarii;
- evitarea dezavantajelor economice si minimizarea riscurilor.
Deci, problema adoptarii unui sistem ERP se ridica atunci cand sunt identificate:
- probleme operationale grave: nemultumiri in privinta functionarii sistemului existent,
- dificultati datorate unui mediu de prelucrare a datelor fragmentat (asanumitele insule informationale),
- dezavantaje economice fata de concurenta
Implementarea unui software de gestiuneERP: pasi si criterii
Pentru majoritatea firmelor, supravietuirea intr-un mediu de afaceri global este cea mai importanta problema. Schimbarile radicale impuse de integrarea informationala in sistemul e-business sunt greu de sustinut. Tehnologiile informationale actuale creeaza multiple oportunitati de afaceri, ofera solutii problemelor si faciliteaza regandirea si reorganizarea activitatii firmelor. Adoptarea unui sistem ERP este o decizie dificila pentru orice organizatie. Procesul decizional este declansat de problemele care apar in colaborarea si interactiunea dintre departamentele organizatiei, mai precis izolarea acestora. Solutia acestor probleme si decizia adoptata in cele din urma poarta numele Enterprise Resource Planning.
Trebuie sa stabilim din start ca amploarea unui proiect ERP este diferita, in functie de marimea organizatiei (intreprinderi mici si mjlocii, de talie medie-mare sau corporatii). Indiferent de marimea organizatiei, este importanta alegerea celei mai optime solutii. Un prim pas consta in familiarizarea echipei manageriale cu toate intimitatile unui sistem ERP si a consecintelor adoptarii acestuia. Constientizarea importantei fenomenului si descrierea din faza de start a tuturor riscurilor este foarte importanta. Achizitia celor mai noi tehnologii nu garanteaza succesul si nu elimina riscul esecului proiectului in lipsa unei strategii coerente. Succesul unui proiect ERP nu depinde de sansa. Alegerea celei mai potrivite solutii, educarea personalului si planificarea resurselor sunt cele trei conditii esentiale pentru implementarea reusita si utilizarea in conditii de eficienta maxima.
Decizia de implementare a unui soft ERP trebuie sa fie fundamentata pe o lista foarte precisa de criterii de selectie si pe analiza comparativa a mai multor variante de aplicatii in ceea ce priveste:
-
- obligativitatea respectarii cadrului legal al fiecarei tari, dar si alinierea la legislatia si normele europene;
- posibilitatea operarii in moneda nationala, implementarea monedei unice europene dar si lucrul facil cu alte valute;
- prelucrari in timp real;
- structura modulara a software-ului aplicativ care sa permita implementarea etapizata si extinderea ulterioara a ariei functionale acoperite;
- independenta de platforma hardware;
- caracteristicile functionale;
- asigurarea unui nivel inalt al securitatii si integritatii datelor;
- flexibilitatea in cresterea numarului de utilizatori;
- avantajele directe;
- posibilitatea justificarii clare a investitiei;
- minimizarea riscurilor. Punctul de plecare poate fi premisa ca “intregul este mai mult decat suma partilor”. Dupa cum stim, aplicatiile traditionale trateaza separat fiecare tipologie de operatiuni economice, in functie de natura acestora (plati, vanzari, mijloace fixe). Ele sunt construite in cadrul unor granite bine conturate ale functiunilor specifice organizatiei. De aceea, pot fi privite si ca instrumente de gestiune a datelor: preiau, stocheaza, prelucreaza si prezinta datele intr-o forma corespunzatoare cerintelor utilizatorilor.
Un prim pas inainte a fost constituit de integrarea elementara a aplicatiilor utilizate de diferite departamente/functiuni. Ce aduce nou ERP fata de integrarea elementara?
La cel mai simplu nivel, raspunsul costa in urmatoarele caracteristici cheie care individualizeaza solutiile ERP:
- flexibilitate, in sensul de a raspunde cerintelor de schimbare ce pot apare oricand intr-o organizatie;
- modularitate si deschidere, care presupun ca arhitectura sistemului sa permita ca un modul sa fie detasat sau inclus cu usurinta, fara a perturba celelalte module.
- portabilitate – sistemele ruleaza pe diferite platforme hardware;
- evolutivitate, care confera adaptabilitate pentru tehnologiile viitoare;
- standardizare, prin care platformele existente se “inteleg” din punct de vedere hardware si software.
WinMENTOR ENTERPRISE este considerata expresia cea mai fidela a inter-dependentei dintre economic si tehnologia informationala. Decizia de adoptare a unei solutii ERP este motivata prin urmatoarele avantaje:
-
- apropierea fata de clienti si furnizori, prin realizarea unui lant valoric (supply-chain) efficient;
- reducerea costurilor productiei si stocurilor;
- planificarea integrala a resurselor intreprinderii;
- imbunatatirea globala a productivitatii;
- maximizarea profitului, prin flexibilitate si reactivitate sporita la cerintele pietei, reducerea erorilor in lantul comanda-facturare-livrare;
- reducerea timpilor de asteptare;
- cresterea calitatii;
- includerea clientului in proces (Extranet, retea virtuala). Decizia este dirijata de talia organizatiei si de specificul proceselor interne, care influenteaza strategia de implementare, timpul si costurile.
Care sunt modulele principale oferite sau regasite intr-un soft ERP ca si WinMENTOR ENTERPRISE?
- Financiar-Contabilitate
- Gestiunea proiectelor
- Resurse umane
- Planificarea productiei
- Gestiunea investitiilor
- Control
- Workflow
- Mentenanta
- Gestiunea materialelor
- Gestiunea capitalului fix
- Solutii industriale
- Managementul calitatiiw
- Vanzari si distributie
- Trezorerie
Cand vorbim de afacere, vorbim de functii, iar acestea trebuiesc sa se regaseasca obligatoriu intr-o solutie ERP, altfel, nu putem satisaface nevoile reale ale companiei si pornim de unde am plecat.
Cum multe dintre fluxurile de activitati sunt inter-functionale, pe langa aplicatiile pe care le regasim incadrate intr-o functiune intalnim module software care sunt create sa cuprinda fluxuri de activitati multi-functionale.
Modulele de aplicatii sunt grupate in suite, cum ar fi: financiar, productie, distributie, aceste functii sau module, diferind de la un pachet software la altul. Aceeasi afirmatie se poate face si pentru structurarea modulelor in suite. Astfel, compararea ofertelor de pe piata devine un proces dificil. Ca sa nu ajungem in ipostaza in care sa nu mai stim dup ace sa ne ghidam, va facem cunoscut faptul ca, toate solutiile ERP, contin niste component principale, care se vor regasi in toate ofertele prezentate.
Care sunt acestea? Vi le prezentam mai jos:
- Nomenclatoare (fisiere de baza) de clienti, furnizori, personal sub forma unor fisiere care reunesc toate datele de descriere a acestora si interfateaza cu oricare modul care se serveste de aceste date;
- Contabilitate generala, numita si componenta financiar-contabila, tocmai pentru ca asigura conducerea evidentei contabile si gestiunea financiara. Functionalitatile vizeaza: automatizarea inregistrarii informatiilor financiarcontabile preluate din documentele primare, cu preluarea automata a datelor din alte aplicatii ale sistemului ERP si realizarea evidentei contabile complete, la nivel sintetic si analitic. De cele mai multe ori, aceasta componenta acopera doar cerintele contabilitatii financiare, asigurand in primul rand obtinerea documentelor contabile de sinteza cerute de legislatia in vigoare (bilantul contabil, raportari de TVA, taxe si impozite catre buget) si a celor de evidenta contabila (note contabile, registru jurnal, fise de conturi, registru de casa, jurnale de vanzari si cumparari, balanta de verificare etc.). Aceasta componenta poate fi completata printr-una de analiza, tip tablou de bord, care ofera informatii privind performantele firmei. Pe baza datelor din contabilitate sunt calculati diferiti indicatori ce ilustreaza rezultatele financiare: veniturile si cheltuielile pe produse/servicii, situatia disponibilitatilor financiare ale intreprinderii (analize de cash-flow) etc.;
- Incasari-plati – gestioneaza incasarile si platile, efectuate pe baza mai multor tipuri de documente care creeaza obligatii de plata sau incasare. Sunt urmarite termenele de plata (scadentele) facturilor si sunt intretinute situatiile facturilor restante la incasare sau plata. Evidenta multi-valuta este asigurata. Aceasta componenta poate apare sub forma a doua module: Debitori si Creditori, care gestioneaza si inregistreaza creantele si datoriile intreprinderii;
- Salarizare – componenta legata adesea de cea de resurse umane, avand ca obiect calculul si evidenta salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, a contributiei la bugetul statului si al asigurarilor sociale. Date fiind conditiile diferite in care se calculeaza salariile in firme, trebuie sa se asigure un grad inalt de parametrizare si personalizare;
- Resurse umane – componenta care sprijina crearea unei politici de personal, sustinand activitatile de recrutare si selectie a personalului, analiza si urmarirea fortei de munca, instruirea si dezvoltarea carierelor, crearea unui sistem de apreciere a performantelor. Asigura gestiunea salariatilor prin stocarea tuturor datelor despre acestia, realizeaza managementul personalului si sprijina procesul decizional;
- Imobilizari – gestioneaza mijloacele fixe, dar si obiectele de inventar sau activele necorporale. Gestiunea acopera intreaga durata de utilizare a activului si se poate afla in orice moment care este starea acestuia si operatiile efectuate asupra lui (intrare, modernizare, modificare, reevaluare, scoatere din functiune – casare). Ofera multiple posibilitati de calcul si inregistrare a amortizarii (liniara, degresiva, accelerata). Componenta realizeaza si contarea operatiunilor, inclusiv (asa cum am demonstrat) amortizarea. Deosebit de utile sunt rapoartele generate, impuse de legislatia in vigoare (registrul inventar, balantele analitice si de amortizare) sau necesare conducerii (de exemplu, situatia mijloacelor fixe dupa diferite criterii de interogare – locatii, grupe de clasificare, perioade, planul de amortizare etc.);
- Planificare productie – fiecare sistem are o modalitate specifica pentru identificarea activitatilor de productie desfasurate: plan de productie, ordin de lucru, comanda etc. Planificarea vizeaza executantul, termenul, articolele de realizat, costul programat si detaliile tehnice;
- Urmarire productie (uneori livrat intr-o singura componenta impreuna cu Planificarea) – inregistreaza preluarea notelor de predare si a rapoartelor de lucru, analizeaza si compara comenzile lansate, ofera rapoarte cumulate ori detaliate ale productiei, pe faze ori pe produse/lucrari, ca si rapoarte de costuri;
- Gestiune date tehnice – stocheaza definitiile si caracteristicile tehnice ale produselor si tehnologiilor de fabricatie (pentru fiecare varianta tehnologica se au in vedere planul de operatii, timpii alocati si consumul pentru fiecare operatie);
- Planificare necesar de materiale – determina automat cantitatile necesare, pe baza datelor despre procesul de fabricatie (tehnologia de fabricatie) si planul de productie aprobat ;
- Planificare si urmarire consumuri si costuri – intocmeste bonurile de consum si preia datele despre consumuri de la magazii, centralizeaza aceste date pentru calculul costurilor, genereaza rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la consumurile planificate si realizate;
- Managementul proiectelor – are ca obiect proiectele de investitii, activitatile interne sau lucrarile efectuate de terti: planificarea (bugetarea), finantarea si urmarirea executarii acestora;
- Stocuri – gestiunea cantitativa (controlul automat al nivelului stocurilor, gestiunea tranzactiilor de stoc: intrari, iesiri, transferuri, inventar) si calitativa a stocurilor (garantie, termene de valabilitate) si generarea automata a documentelor contabile (note de intrare-receptie, bonuri de consum, avize de expeditie, note de transfer);
- Gestiunea depozitelor (inclusa adesea in modulul de Stocuri) – defineste din punct de vedere organizatoric unitatile de stocare: tipurile de inventar si subinventar, depozite, magazii, locatii, modul de localizare a stocurilor;
- Aprovizionare (Furnizori) – gestioneaza procesele de aprovizionare prin evidenta cererilor de aprovizionare, a cererilor de oferta, a ofertelor de la furnizori si a comenzilor transmise acestora, ca si a facturilor primite. Componenta depaseste atributiile unei aplicatii de gestiune, fiind un instrument de optimizare a aprovizionarii, care poate determina realizarea de economii. In structurarea pe care am prezentat-o, aceasta componenta nu poate functiona fara informatiile din fisierele de furnizori (sunt suite in care acestea doua sunt incluse in acelasi modul). De asemenea, Aprovizionare se leaga de componenta Stocuri. Alte functiuni vizeaza: alegerea celei mai bune oferte, pe baza criteriilor de pret, conditii de plata si de livrare, urmarirea contractelor incheiate cu furnizorii pe durate determinate;
- Vanzari – gestioneaza activitatile specifice procesului de vanzare: gestiunea clientilor (foloseste datele din fisierele de baza), gestiunea nomenclatoarelor de articole si preturi, gestiunea contractelor si comenzilor, procesul de livrare si facturare;
- Intretinerea echipamentelor (mentenanta) – rezolva gestiunea tehnica si de utilizare a echipamentelor, gestiunea pieselor de schimb si a personalului implicat in activitatile de intretinere, definirea si urmarirea lucrarilor de intretinere sau reparatii. Permite planificarea resurselor si costurilor lucrarilor (bugetarea) si inregistrarea pe parcursul derularii. Foarte important este istoricul activitatilor de intretinere si reparatii. Poate fi arhivat si stocat;
- Transport (Logistica) – permite planificarea si gestionarea activitatilor logistice din procesele de vanzare si distributie;
- Service/Servicii – urmareste garantiile si serviciile post-vanzare;
- Analiza – componenta care apare sub diferite denumiri (aplicatiile complexe din aceasta categorie sunt acum denumite Business Intelligence), destinata analizei datelor din sistem, ca suport in procesul de luare a deciziilor. Modulul preia datele din baza de date, realizeaza diferite analize si furnizeaza informatiile in forma dorita de utilizator (rapoarte detaliate ori rezumate, grafice de orice tip).
- Solutii specifice fiecarei industrii. Exemplu: aplicatia Case de marcat este o solutie destinata controlului utilizarii aparatelor de marcat electronice fiscale;
- Generator de rapoarte – utilizatorii obtin rapoartele dorite in cadrul fiecarui modul functional folosind datele din baza de date a sistemului ERP. Continutul rapoartelor (datele, ordinea acestora, nivelurile de grupare, totalurile sau alte calcule) este specificat de utilizator.
Pentru performanta, modulele prezentate trebuie sa prezinte urmatoarele caracteristici:
- asigurarea confidentialitatii, protectiei si securitatii impotriva accesului neautorizat la date. Securitatea este realizata la nivel de utilizator, la nivel de sub-componenta si la nivel de functionalitate (pe operatii: vizualizare, adaugare, modificare, stergere);
- scalabilitatea, adica posibilitatea de a incepe implementarea intr-o configuratie de baza, adaugand apoi alte module, in functie de resurse si necesitati;
- portabilitatea vizeaza trecerea usoara de pe o platforma pe alta, in principal la nivelul aplicatiilor cu bazele de date;
- trasabilitatea asigura urmarirea fluxului unui document prin firma, dar si a tuturor prelucrarilor si accesarilor aplicatiei;
- securitatea, concretizata intr-un sistem coerent si complet care reglementeaza drepturile si restrictiile utilizatorilor pe module, functionalitati, operatii, pana la nivelul campurilor din baza de date;
- parametrizarea (proces numit si personalizare sau adaptare) permite definirea regulilor si conventiilor de baza specifice modului in care fiecare beneficiar isi desfasoara activitatea.
Proliferarea Internetului a avut un impact major asupra intregului sector IT, inclusiv asupra sistemelor ERP, care s-au reconfigurat in spiritul Internet si aplicatiilor specifice. Filosofia Internet, concretizata in accesarea resurselor sistemului oricand, oriunde a insemnat extinderea ERP, in sensul de a integra noi module, precum cele descrise in continuare:
- gestiunea lantului de aprovizionare (Supply Chain Management – SCM),
- managementul relatiilor cu clientii (Customer Relationship Management – CRM),
- automatizarea activitatilor de vanzare (Sales Force Automation – SFA),
- planificare si programare (Advanced Planning and Scheduling – APS),
- inteligenta economica (Business Intelligence),
- aplicatii de comert electronic (de exemplu, e-Procurement).
SoftONE Cloud ERP & CRM devine temelia aplicatiilor e-business, cum tot mai multe organizatii au trecut la tranzactii on-line pe Internet. Solutiile bazate pe Internet sunt menite sa imbunatateasca satisfactia clientilor, sa gaseasca noi oportunitati pe piata, sa extinda canalele de distributie si sa optimizeze sistemul de facturare si de plata. Expansiunea ERP prin aplicatii CRM permite crearea de relatii de afaceri tripartite, intre o organizatie, furnizorii si clientii ei.
Astfel, dupa cum ati putut citi, din ceea ce noi am incercat sa acoperim prin informatiile prezentate, cu un ERP, veti avea o perspectiva de ansamblu asupra companiei manageriate de dumneavoastra, iar noi ne vom asigura de implementarea si buna functionare a sistemului in cadrul acesteia. Cu ajutorul tehnologiilor avansate si experientei noastre cu afaceri medii si mari din diferite domenii, concepem, proiectam si implementam solutii ERP care va vor aduce rezultate sigure. Noi nu promitem, noi va ascultam, va oferim solutii si apoi va suntem alaturi pe tot parcursul procesului si mult dupa aceea!
Deci, alinierea la viitor nu este chiar atat de complicata daca apelam la un software sau o solutie care sa ne ajute in integrarea cat mai rapida si cu costuri cat mai reduse la aceasta. Daca va doriti o astfel de afacere, puteti sa ne contactati telefonic sau pe mail si impreuna, vom gasi solutia cea mai eficienta afacerii dumneavoastra!
Pentru mai multe informatii, intrebari, nelamuriri, va stam la dispozitie atat prin intermediul functiei de chat de pe site, cat si telefonic sau la sediul nostru.