fbpx

Automatizarea facturilor: o necesitate a timpurilor, dar si optimizarea proceselor interne

Home/CRM, ERP, News, SoftONE, WinMENTOR/Automatizarea facturilor: o necesitate a timpurilor, dar si optimizarea proceselor interne

Automatizarea facturilor inseamna solutia inteligenta de procesare a volumelor mari de facturi dintr-o companie, indiferent de forma in care acestea au fost receptionate (pe hartie, trimise pe email sau fax, etc). 

Solutia de invoice faciliteaza inregistrarea, scanarea si preluarea datelor din facturi, interpretarea si validarea acestora cu informatiile deja existente in sistemele informatice ale companiei. Fata de un proces tipic, manual, de procesare facturi, automatizarea acestor procese aduce companiilor economii substantiale de timp de procesare si de costuri cu personalul specializat, beneficiind in acelasi timp si de o acuratete mai mare a informatiilor extrase. 

Solutia de automatizare a facturilor sau a oricaror documente de tip financiar (chitante, notificari de plata, confirmari de plata, etc) elimina procesarea manuala a acestora, automatizeaza si simplifica fluxul de facturi, eficientizeaza fluxurile de lucru interne, ajuta la evaluarea corecta a fluxului de incasari si plati si la cresterea productivitatii personalului. 

De-a lungul timpului tehnologia si-a pus amprenta asupra contabilitatii. Acceptand ideea ca exista o  dependenia a contabilitaiii de automatizare, se creeaza contextul si mindset-ul potrivit pentru a iniiia procesul de optimizare a activitaiilor de baza, repetitive cu procese standardizate automate, oferind o mai buna vizualizare a imaginii de ansamblu si un focus mai mare pe tranzaciii care necesita intr-adevar o ateniie deosebita, scurtand astfel traseul de la procesarea datelor la luarea deciziilor. 

Mai putina munca repetitiva, mai mult accent pe prelucrarea datelor  

Exista nenumarate studii care atrag ateniia asupra faptului ca profesia contabila e in topul profesiilor predispuse la automatizare, insa acest aspect este mai degraba o oportunitate decat un motiv de ingrijorare. Deja este cunoscut faptul ca volumul de munca si nivelul de stres cresc de la an la an datorita termenelor stranse si cerinielor de raportare din ce in ce mai variate. Prin imbraiisarea avantajelor tehnologiei pot fi accesate acele oportunitaii de business care pun in valoare abilitaiile si cunostintele, generand valoare adaugata si performanta. Inclusiv din perspectiva consultantului / profesionistului contabil o astfel de abordare poate insemna mai mult timp petrecut pe tranzactii complexe, ceea ce contribuie la dezvoltarea rationamentului profesional si implicit la o avansare mai rapida in cariera. 

Datorita automatizarii cu ajutorul inteligeniei artificiale, activitatea departamentului financiar-contabil va deveni mai eficienta si prin urmare se va putea aloca mai mult timp activitatilor care aduc un plus de valoare, pentru a identifica eventuale riscuri si a oferi perspective valoroase managementului, dincolo de procesarea datelor. 

Factura electronica, un element eseniial a timpurilor noastre 

Emiterea si transmiterea facturilor in format hartie este un proces manual ineficient pentru business, ce poate genera costuri mai mari, erori de emitere si transmitere, dar si intarziere la plata. Mai mult decat atat, acest proces nu este nici prietenos cu mediul. 

Utilizarea facturarii electronice (e-invoicing) reprezinta un prim pas pentru optimizarea proceselor interne si consta intr-un proces complet ce incepe cu colectarea si stocarea in format electronic a datelor din contracte sau comenzi dupa caz, actualizarea lor automata prin interconectarea diferitelor sisteme sau platforme in funcitie de variabilele necesare pentru facturare, generarea facturilor si transmiterea acestora in format electronic structurat (care permite prelucrarea automata) catre beneficiari. 

Receptionarea facturilor de la furnizori in format digital, fie ca sunt disponibile in format structurat sau nestructurat (ex: facturi scanate din care se pot extrage date cu ajutorul tehnologiei OCR), reprezinta un alt pas in direciia eficientizarii si standardizarii proceselor interne, mai ales atunci cand aceste date primare pot fi convertite in note contabile si chiar transferate automat in softul de contabilitate unde vor fi verificate si validate. 

E important de stiut ca simpla transmitere a facturilor in format PDF nu reprezinta format structurat, beneficiarul neputandu-le procesa automat. 

Tranzactii bancare 

Disponibilitatea extraselor bancare in format electronic structurat pentru import in ERP asigura un plus de valoare atat din perspectiva acurateiii, evitandu-se riscul de eroare manuala atata timp cat tranzaciiile au fost configurate corect, cat si din punct de vedere al riscului de frauda, sistemul semnaland neconcordaniele dintre configurarile iniiiale si tranzaciiile lunare. 

In plus, o integrare a ERP-ului cu platformele de online banking va eficientiza atat postarea plaiilor in banca, cat si generarea notelor contabile aferente in evideniele contabile. 

Operatiuni cu numerar 

Utilizarea modulului dedicat dintr-un software de gestiune ERP pentru intocmirea registrului de casa coroborat cu implementarea in soft a regulilor privind plafonarea operaitiunilor in numerar prevazute de lege pentru intarirea disciplinei financiare privind operaitiunile de incasari si plaii in numerar si cu generarea documentelor primare direct din soft, va simplifica atat procesul, cat si riscurile asociate operaitiunilor in numerar. 

Software-ul de facturare de la Scribsoftware prezinta numeroase facilitati, cum ar fi:  complexitate, flexibilitate, este configurabil in functie de nevoile firmei si usureaza semnificativ activitatea angajatilor atunci cand vine vorba de emiterea unor facturi. 

Datorita acestui program eficient si simplu de utilizat, veti optimiza timpul angajatilor si productivitatea lor prin automatizarea facturarii si gestionarea abonamentelor/conturilor clientilor. Aceasta aplicatie preia datele clientului automat, aloca in mod automat numarul, data si scadenta facturii. 

Beneficii ale facturarii automatizate: 

  • economisesti timp si efort datorita facturarii intr-un timp foarte scurt (generand mii de facturi); 
  • ai acces in timp real la detalii cu privire la facturile incasate, cele restante, venituri sau informatii despre clienti; 
  • gestionezi automat un numar foarte mare de contracte; 
  • genereaza simultan factura si chitanta;
  • imbunatateste veniturile firmei; 
  • poti personaliza factura in functie de preferintele tale; 
  • accesezi aplicatia de oriunde aveti acces la internet si prin intermediul oricarui dispozitiv de tip laptop, PC, tableta, smartphone, conectat la internet; 
  • ai acces instant la orice document emis la orice data si la evidenta incasarilor;
  • beneficiati de suport tehnic si actualizari permanente; 
  • facturile au cod de bare, fiecare factura fiind identificata unic oferind astfel o alternativa de plata la orice sucursala a bancii din care faci parte; 
  • ai oportunitatea de a programa emiterea automata a facturilor si trimiterea lor pe e-mail catre clienţi, in functie de intervalele de timp prestabilite 

Solutia noastra este este cea mai buna solutie de facturare, iar una dintre cele mai bune modalitati de reducere a costurilor firmei si de reducere a timpului este utilizarea unui sistem CRM care vine la pachet cu mult mai multe beneficii pentru afacerea pe care o gestionezi si o manageriezi.

Deci, alinierea la viitor nu este chiar atat de complicata daca apelam la un software sau o solutie care sa ne ajute in integrarea cat mai rapida si cu costuri cat mai reduse la aceasta. Daca va doriti o astfel de afacere, puteti sa ne contactati telefonic sau pe mail si impreuna, vom gasi solutia cea mai eficienta afacerii dumneavoastra! Pentru mai multe informatii, intrebari, nelamuriri, va stam la dispozitie atat prin intermediul functiei de chat de pe site, cat si telefonic sau la sediul nostru.

Activ