fbpx

Beneficiile unui ERP Cloud și Centrele de cost in doar cativa pasi

Home/CRM, ERP, News, SoftONE, WinMENTOR/Beneficiile unui ERP Cloud și Centrele de cost in doar cativa pasi

Orice companie este unica din perspectiva modului de organizare, a modului in care este gandita sa aduca profit. Sistemul nostru informatic permite utilizatorilor sa isi creeze propriile structuri de centre de profit pe care sa le analizeze, fara a fi necesara interventia personalului calificat. 

Un raport financiar de tip Profit si Pierdere se refera la sintetizarea veniturilor, costurilor si cheltuielilor inregistrate in decursul unei perioade. Pe langa bilant si situatia fluxurilor de trezorerie, un raport Profit si Pierdere te ajuta sa evaluezi performanta si sa identifici eventualele motive pentru care exista dificultati financiare in cadrul societatii.  

Indicatorii cheie de performanta (sau KPI) sunt o verificare a starii de sanatate a afacerii  si fac posibila o astfel de monitorizare. Prin setarea corespunzatoare a seturilor de indicatori, poti avea acces la raspunsuri in timp real si masuratori corecte cu privire la investigatiile legate de evenimentele interne si externe, sau despre dificultatile financiare existente inainte ca acestea sa devina probleme reale. 

Care sunt indicatorii financiari pe care poti sa ii incluzi in intr-un raport de profit si pierdere?  

Nu exista un set fix de indicatori  pentru realizarea unui raport de profit si pierdere deoarece acestia depind de specificul fiecarei firme, si mai ales de ceea ce are nevoie un manager sa monitorizeze. De exemplu, se pot crea rapoarte pe ani, pe  filiale/departamente dar si la nivel administrativ.

Indicatorii esentiali care se regasesc in general intr-o analiza de Profit si pierderi in cadrul unei afaceri (cu activitate de productie, sa zicem), sunt cei din lista de mai jos. Pe langa acestia se pot defini zeci sau sute de alti indicatori, in functie de necesitati.  

1.Totalul veniturilor 

2.Totalul costurilor 

3.Total costuri variabile administrative  

4.Salarii 

5.Salarii variabile 

6.Servicii externalizate 

7.Consumabile  

8.Chirie 

9.Intretinere 

10.Utilitati 

11.Personal 

12.Taxe datorate la stat 

13.Taxe datorate la bugetul local 

14.Banci 

15.Cheltuilei din diferente de curs valutar 

16.Protocol 

17.Marketing si Publicitate 

18.Transport 

19.Consumabile montaj 

20.Masini, echipamente, utilaje 

Cresterea profitabilitatii afacerii si controlul veniturilor si cheltuielilor sunt principalele avantajele ale utilizarii Centrelor de Cost si Articolelor de Buget. 

Dar de unde incepe configurarea lor?  

  1. Analiza veniturilor

Analiza veniturilor inseamna raspunsul la intrebarile esentiale despre modul in care compania mea isi obtine veniturile: Care sunt activitatile prestate de personalul firmei? Care sunt tipurile de produse si serviciile vandute? Dar tipurile de clienti? Analiza veniturilor si a modului in care sunt obtinute reprezinta primul si cel mai important pas in construirea structurii de centre de cost si articole de buget pentru ca veniturile sunt elementul ce permite companiei sa isi desfasoare actvitatea si sa se dezvolte.  

Structura de Centre de cost si Articole de buget se bazeaza pe modul in care obtineti veniturile. In functie de domeniul de activitate al firmei, analiza veniturilor urmareste indicatorii dedicati: 

  • Distributie. Activitatea de distributie este plasata domenii de activitateintre producator si consumatori. Indicatorii urmariti trebuie sa porneasca de la cele doua elemente, producatori si consumatori: vanzari pe produse, pe clienti, pe zone, pe agenti, pe locatii. 
  • Retail. Companiile de retail sunt cele care influenteaza deciziile producatorilor plecand de la alegerile consumatorilor. Indicatori urmariti: marja de profit, clienti profitabili, cost angajat, timp alocat vs. rezultat, clienti per angajat, profit pe tip de serviciu. 
  • Servicii. Managementul performantei si masurarea acesteia sunt obiectele principale ale unei companii de servicii. Indicatori urmariti: marja de profit, clienti profitabili, cost angajat, timp alocat vs rezultat, clienti per angajat, profit pe tip de serviciu. 
  • Productie. In general, producatorii lucreaza cu distribuitori pentru ca produsele sa ajunga la consumatori. Concurenta intre lanturile de aprovizionare impune tehnologii informatice pentru accelerarea timpului de raspuns si decizie. 

Categoriile de clienti, de produse si servicii vandute, de activitati de vanzare vor constitui sablonul pe care vor fi construite articolele de buget si centrele de cost ale firmei. 

  1. Analiza cheltuielilor

In paralel cu analiza detaliata a veniturilor, managementul analizeaza la fel de serios si cheltuielile companiei dintr-o anumita perioada pentru a descifra structura lor. Principalele categorii de cheltuieli analizate sunt: salariile, marketing si promovare, chirii si utilitati, parc auto, telefonie si mijloace fixe si obiecte de inventar. In structura de costuri a unei companii de distributie, cheltuielile cu marfa au cea mai mare pondere. 

  1. Analiza cheltuielilor si veniturilor indirecte

Metoda clasica de impartire a cheltuielilor si veniturilor indirecte este cea procentuala – pe departamente, divizii si centre de cost. 

  1. Crearea primei structuri de centre de cost si articole de buget

Rezultatul analizei veniturilor si cheltuielilor companiei il reprezinta o prima structura de centre de cost si articole de buget, adaptata activitatilor cheie ale firmei. 

  1. Masurare si corectare

Nicio structura de Centre de cost si Articole de buget nu poate fi perfecta din prima. Indiferent daca inregistrarea cheltuielilor si veniturilor pe Centre de cost si Articole de buget este realizata printr-un sistem integrat de tip ERP sau manual, in Excel, dupa cateva saptamani de utilizare veti sti ce trebuie sa corectati la structura de Centre de cost. Identificati la ce intrebari despre business ar fi trebuit sa raspunda si nu au raspuns rapoartele de centre de cost si articole de buget, pentru a sti cum trebuie completat raportul, cu ce dimensiuni de analiza. 

Integrarea cu sistemul ERP, in special cu modulele de gestiune primara si contabilitate fac ca mecanismele de Cost – Controlling sa fie disponibile in mod direct, on-line, fara a fi necesare prelucrari sau importuri intermediare de date. Utilizati direct si simplu forta informatiei! 

Un software ERP Cloud aduce cu sine 3 avantaje majore: 

  • Costuri reduse (economie la achizitii hardware si software) 
  • Mobilitate (accesezi datele tale oriunde si oricand)
  • Siguranta (datele tale sunt protejate cu inalte sisteme de siguranta) 

Beneficiile unei solutii ERP Cloud: 

  • Nu exista costuri de licenta, nici instalare si nici investitii hardware. Un software ERP in Cloud permite o economie considerabila in ceea ce privesc costurile de achizitie si de gestionare. 
  • Cu un software ERP in Cloud, poti controla, monitoriza si lucra pe datele tale de oriunde si oricand, deoarece administrarea proceselor nu mai este delegata unui computer fix, din companie, ci se deplaseaza cu tine. Pentru a lucra este suficienta o conexiune la internet. Cu o solutie in Cloud, poti oferi clientilor sau furnizorilor tai acces cu profile la sistem, in conditii de siguranta maxima. 
  • Securitatea datelor in Cloud este mai mare decat a datele stocate local, pe serverele companiei. Folosim un sistem de securitate pe mai multe niveluri pentru infrastructurile responsabile de gazduirea datelor clientilor. In plus, in fiecare zi, o copie de securitate a datelor este creata ca o garantie suplimentara impotriva riscului de a fi sterse sau pierdute. 

Ce poti face cu  SoftONE Cloud ?  

  1. Administrativ

Gestionarea obligatiilor contabile si controlul fluxurilor administrative sunt gestionate in SoftONE Cloud de modulul Administrativ si Financiar, care este impartit in: Contabilitate generala, analitica si de gestiune. O importanta deosebita o reprezinta managementul multi-companie si multi-diviziune, care va va permite sa gestionati toate companiile grupului intr-o singura baza de date. Aria Administrativa este conectata automat la toate celelalte zone pentru a produce automat inregistrarile contabile. 

Functia Trezoreriei permite administrarea completa a fluxurilor financiare reale si teoretice, generand automat Cash Flow-ul companiei. Aria este completata cu modulele Portofoliu Efecte si Plati Furnizori care pot fi conectate la Home Banking, Solicitari de Plata automate, Gestiune Efecte Neincasate si Gestiune Credit Client si in medii multicompanie.
Este prezent si modulul Conturi Curente pentru reconcilierea ciclului financiar cu partea contabila. 

Functia Controlling permite monitorizarea respectarii deciziilor companiei pentru atingerea obiectivelor predefinite. O conditie necesara, pentru acest scop, este structurarea planului centrelor de costuri, in masura sa evidentieze costurile pe destinatiile de folosinta si un plan al centrelor de profit pentru a reuni mai multe entitati de venituri care reprezinta diverse axe de analiza. In aceasta arie este posibila gestionarea automata a realizarii situatiilor financiare ale perioadei, care vor fi apoi reclasificate cu diferite modele de analiza adaptabile in functie de necesitatile specifice si comparabile cu inchiderile anterioare sau previziunile bugetare. 

SoftONE CRM permite comunicarea si gestionarea simpla si intuitiva a tuturor oportunitatilor de business, atat pe clientii potentiali, cat si pe cei existenti. Aria este completata cu gestionarea ofertelor, cu posibilitatea de a le urmari progresul pana la conversia in ordin.  

Completeaza gestionarea fluxului vanzarilor pornind de la oferte, in diferite versiuni, care pot fi convertite automat in ordine clienti. Ordinele pot fi executate prin documente precum dispozitia de livrare, documente de transport (avize) sau facturi insotitoare. 

Vanzari contine urmatoarele module: Comenzi de Vanzare, Oferte, Ordine, Oferte de Pret, Campanii Promotionale, Avize de expeditie, Liste de ambalare, Facturare si Facturare electronica. Aria contine si adminstrarea agentilor si asocierea lor cu clientii, permitand, cu ajutorul diverselor modalitati de calcul, lichidarea comisioanelor. 

Managementul integrat al furnizorilor si optimizarea achizitiilor. Aria permite emiterea automata sau manuala a cererii de achizitie care, printr-un flux de autorizare, este transformata intr-un ordin furnizor. Acest ordin va fi apoi executat cu o receptie marfuri care, datorita incarcarii automate in gestiune, va putea emite un aviz de receptie, in asteptarea facturii relative. 

  1. Logisticasi expeditii 

Aria Logistica a SoftONE Cloud contine gestionarea multi depozite, fizice si scriptice, maparea completa a Locatiilor, gestionarea Dispozitiilor de livrare si a Unitatilor de Incarcare. Gestionarea articolelor se poate realiza pe loturi sau numere de serie, garantand trasabilitatea completa a utilizarii materiilor prime in ciclul de prelucrare al produselor finite. Modulul Logistica este conectat cu modulul Expeditii unde se evalueaza executarea optima a ordinelor clienti si sunt emise informatiile privind iesirea produselor care urmeaza sa fie expediate si din care vor fi generate automat documentele de transport. Conectarea nativa cu WMS permite gestionarea automata cu ajutorul dispozitivelor portabile. 

  1. Management Productie

Managementul productiei se caracterizeaza prin organizarea diferitelor niveluri ale unui mediu complet: planificare si managementul capacitatii de productie CRP. 

Aria are ca obiectiv dezvoltarea planificarii achizitiilor, a productiei interne si a sistemului lohn, cu o gestionare completa si a tertilor. In timpul productiei, avansarea sa si gestionarea semnalarilor sunt monitorizate in mod constant, iar cantitatile si timpul de productie sunt relevate prin tablouri de bord, cititoare de coduri de bare sau direct de la masini, permitand analizarea intarzierilor si abaterilor in timp real. 

Productia este monitorizata constant si in ceea ce priveste aspectul costurilor, cu o gestionare completa a calcularii costurilor pe articol, comanda de productie sau comanda/proiect client. 

  1. Project Management

Functia Proiecte permite inserarea tuturor proiectelor interne si externe si definirea resurselor care le sunt alocate prin planificarea activitatilor lor. Aria contine si modulul pentru gestionarea interventiilor interne sau externe, cu cererile aferente, achizitionarea de servicii profesionale si materialele utilizate de echipele de lucru. De asemenea, este posibil sa se construiasca o planificare programata a interventiilor pentru a aloca sarcinile care urmeaza sa fie realizate in agenda fiecarui tehnician.  

SoftONE permite digitalizarea tututor documentelor, precum si cautarea si consultarea usoara a lor, direct din form-ul aplicatiei. Documentele pot fi apoi gestionate automat la tiparire si la vizualizare, pe parcursul intregului proces intern, de exemplu in productie, si extern, de exemplu de agenti sau terti.  

Companiile, indiferent de dimensiune sau industrie, pot utiliza sisteme ERP inteligente, precum  SoftONE Cloud, pentru a implementa un model operational mai rapid, mai inteligent si mai rentabil. Utilizand o aplicatie de ultima generatie pentru a asigura transformarea digitala a afacerii, companiile pot valorifica pe deplin oportunitatile pe care tehnologiile inovatoare le ofera, precum cresterea eficientei, scaderea costurilor si satisfacerea nevoilor tuturor clientilor. 

In concluzie, amanarea digitalizarii nu mai este o optiune. Acum este momentul pentru afaceri sa inceapa transformarea digitala si sa investeasca intr-un sistem ERP avansat, in Cloud. 

Deci, alinierea la viitor nu este chiar atat de complicata daca apelam la un software sau o solutie care sa ne ajute in integrarea cat mai rapida si cu costuri cat mai reduse la aceasta. Daca va doriti o astfel de afacere, puteti sa ne contactati telefonic sau pe mail si impreuna, vom gasi solutia cea mai eficienta afacerii dumneavoastra! Pentru mai multe informatii, intrebari, nelamuriri, va stam la dispozitie atat prin intermediul functiei de chat de pe site, cat si telefonic sau la sediul nostru.

Activ