Oricum am privi problema alegerii unui software care sa gestioneze eficient activitatea operationala si pe cea financiar-contabila aceasta va fi intotdeauna o provocare pentru antreprenor.
Avand la baza experienta acumulata de-a lungul anilor am putut identifica cateva criterii esentiale in gasirea celui mai potrivit soft contabil:
1. Constientizarea nevoii
Cele mai multe programe contabile pot gestiona activitati standard, precum: evidenta facturilor de achizitii si a facturilor de vanzare, inregistrarea tranzactiilor prin banca sau cash, alte note contabile, raportari pentru TVA. Totusi, dincolo de optiunile standard, e posibil ca specificul activitatii tale sa presupuna si functionalitati mai avansate, cum ar fi: managementul stocurilor, activitati de gestionare a productiei, evidenta operationala a cheltuielilor si veniturilor pe centre de profit sau de cost, posibilitatea de interconectare cu alte sisteme cum ar fi platforma e-commerce, software case de marcat etc. Prin urmare, inainte de a alege un program de contabilitate, e important sa stii ce informatii vrei sa obtii din acest program si sa pornesti de acolo in identificarea functionalitatilor pe care un astfel de program trebuie sa le aiba. Poti vedea mai multe detalii despre o astfel de solutie, WinMENTOR, accesand pagina produsului aici
2. Arhitectura aplicatiei
In alegerea aplicatiei, trebuie sa tii cont de numarul de utilizatori, de cerintele hardware (server, configurare PC, conexiune internet etc). Poti opta pentru o aplicatie locala, pentru una de tip client-server sau pentru una accesibila online. Aplicatiile disponibile online (gazduite in Cloud sau pe serverele proprii) au avantajul flexibilitatii si al simplificarii modului de lucru, permitand accesarea documentelor si a datelor de pe orice device mobil, tableta sau computer, oriunde, atata timp cat exista o conexiune la internet.
3. Legislatia este importanta
In alegerea aplicatiei financiar-contabile, asigura-te ca aceasta este conforma cu cerintele minime impuse de legislatia contabila si fiscala (raportari TVA locale si intracomunitare, raportari contabile standard, plan de conturi etc), dar ca poate raspunde si cerintelor legale si fiscale specifice activitatii tale.
Mai mult, asigura-te ca furnizorul aplicatiei isi asuma anganjamentul de a actualiza aplicatia ori de cate ori apar schimbari legislative care au impact contabil sau fiscal (modificare plan de conturi si reglementari contabile, modificari TVA si rapoarte fiscale, introducere taxe noi etc).
4. Trebuie sa stii cat investesti
Nu uita de bugetul investit si de costurile viitoare. Poti alege sa cumperi licenta si sa platesti ulterior un tarif lunar / anual pentru actualizari legislative sau poti alege sa platesti o taxa lunara pentru accesul in aplicatie (in regim unui serviciu Software SaaS).
5. Nu uita sa tii cont de parerea contabilului
Cea mai potrivita persoana care iti poate spune totul despre intrebuintarea unui soft contabil este contabilul tau. Afla cate tool-uri foloseste si cu cat i se va simplifica modul de lucru daca toate programele folosite ar fi integrate intr-o singura platforma.
6. Testeaza softul inainte de a-l cumpara
Testeaza si evalueaza! Cere detalii, recomandari si dreptul de a folosi programul pentru un test de minim 30 de zile pentru a fi sigur ca functionalitatea aplicatiei se potriveste nevoilor tale.
7. Nu uita de dezvoltare
Inainte de orice decizie este recomandat sa nu iei in considerare doar situatia actuala. Asigura-te ca softul poate tine pasul cresterii afacerii tale si ca poate fi adaptat cresterii si diversificarii activitatii businessului tau.
Stabileste un plan pe termen lung potrivit profilului de activitate si al obiectivelor principale. Poate aplicatia aleasa sa fie adaptata nevoilor integrand alte platforme de tip Business Intelligence, e-commerce, CRM, salarizare, administrare de personal? Trebuie mereu ca antreprenor sa anticipezi din timp cum poti simplifica si eficientiza activitatile daca toate platformele deja folosite se pot grupa intr-un singur soft.
La noi in tara in ultimii ani legislatia s-a modificat foarte mult, iar odata cu modificarea acesteia, au aparut frecvente spete si semne de intrebare. Un soft de contabilitate actualizat ar putea veni cu raspunsul la toate aceste intrebari si, atat antreprenorul, cat si contabilul vor putea face fata mai usor acestor provocari.
Iata mai jos cateva avantaje si beneficii pe care ti le poate aduce un soft de contabilitate profesional:
-
siguranta datelor si confidentialitatea acestora;
-
reducerea riscului de aparitie a unor informatii eronate;
-
automatizarea muncii repetitive prin calcularea si generarea automata a unor note contabile;
-
economisirea de timp pretios si concentrarea atentiei asupra indepinirii obiectivelor propuse;
-
informatii complete oricand despre starea afacerii tale;
-
gestionarea afacerii mult mai simplificata;
-
calcularea automata a taxelor si impozitelor si generarea declaratiilor fiscale;
-
mereu in concordanta cu prevederile legislative.
Daca vrei sa discutii cu unl dintre consultantii nostri legat de specificatiiel de mai sus, astfel incat sa-ti creezi o imagine completa a ceea ce are nevoie afacera ta de la un astfel de software, contacteaza-ne.