Web
Analytics

EDI si beneficiile integrarii acestuia cu un ERP

Home/ERP, General, News, Produse, SoftONE, WinMENTOR/EDI si beneficiile integrarii acestuia cu un ERP

program de gestiune

EDI si beneficiile

Utilizarea mai multor sisteme, fara integrare, face ca localizarea, accesul la informatii si distribuirea acestora sa fie procese dificile si costisitoare. Din acest motiv, furnizam servicii inteligente de integrare a sistemelor noastre ERP cu diferite alte aplicatii utilizate intern, astfel incat solutia rezultata sa fie una unitara si eficienta.

Comunicarea intre solutiile noastre ERP si alte sisteme existente se realizeaza bidirectional, automatizat: datele se transmit de la ERP catre un magazin online, un sistem CRM, EDI etc. Designul, configurarea si lansarea acestor integrari compun serviciul de dezvoltare solutii software realizate de echipa noastra, fiind executate pe baza specificatiilor clientilor.

In articolul de astazi vom incerca sa explicam beneficiile unui sistem EDI si a unei solutii ERP, cat si avantajele integrarii acestora.

Ce este de fapt EDI?

EDI sau prescurtat Electronic Data Interchange (transfer electronic de date) faciliteaza comunicarea intre afaceri, cu precadere atunci cand printre clienti se afla lanturi mari de supermarketuri sau hyper-marketuri.

EDI  inlocuieste metodele traditionale de comunicare a datelor dintre parteneri pe suport de hartie sau fax prin transmiterea unor fisiere de tip XML. Standardul de transmisie in cadrul EDI se aplica pentru comenzi de livrare, avize, rapoarte de stocuri, cataloage de produse sau facturi. Partea buna este ca sistemul EDI poate fi interfatat cu orice ERP si face legatura in mod automat intre doua sisteme informatice diferite.

Prin EDI se pot transfera orice tip de documente. La noi in tara, cele mai utilizate documente pentru comunicarea electronica sunt comenzile de marfa, avizele de transport si facturile in format electronic.

De exemplu, de la un supermarket este transmisa electronic o comanda de livrare prin EDI, care se regaseste automat in ERP, fara ca ea sa mai necesite prelucrarea si operarea de catre un responsabil, pozitie cu pozitie. Schimbul de date s-a realizat fara vreo interventie umana si fara sa existe omisiuni sau greseli din partea personalului. Angajatii se pot concentra doar pe onorarea comenzii. Tot sub forma unui fisier electronic, dar in sens invers, se va transmite si factura in format EDI catre retailer atunci cand comanda a fost onorata. Acesta o va regasi importata in propriul sistem ERP.

Beneficiile utilizarii unei extensii standardizate sunt evidente si pot fi enumerate incepand cu reducerea timpilor de lucru, care altfel ar fi fost folositi pentru procesarea manuala a documentelor si terminand cu scaderea unor costuri operationale care se refera la: resursa umana, hartie, comunicatii, etc. Simultan, nu exista omisiuni sau erori in transmiterea datelor, iar procesul se concentreaza pe onorarea comenzilor si deci cresterea increderii intre parteneri.

Cum functioneaza EDI?

Prin schimbul de informatii comerciale cu ajutorul EDI se transfera de obicei documente cu privire la comenzi, facturi, avize de livrare, intrari de marfa intre magazine si furnizori, dar se pot transmite si alte documente, precum cele enumerate in prima parte a articolului.

Aceste informatii sunt transferate in mod securizat, pe Internet, cu ajutorul unui webserver dedicat. Pe acest server se creaza conturi pentru toti partenerii care au nevoie sa transfere automat date intre ei. Dupa cum puteti observa infrastructura necesara pentru functionarea unui sistem EDI este minimala, iar costurile se reduc semnificativ raportat la beneficiile pe care le aduce.

Ce tip de solutie EDI este cea mai avantajoasa?

O solutie EDI (schimb electronic de date) dedicata profilului companiei va asigura compania de beneficii deoarece solutia va fi adaptata nevoilor acesteia. Avantajul acestei solutii este marimea adaptabila a proiectului, datorita faptului ca exista si solutie in cloud. Afacerea creste, insa compania nu este nevoita sa investeasca in servere sau alte materiale hardware

De ce integrarea ERP EDI?

Automatizarea EDI reduce dependenta de procesele manuale imperfecte care implica apeluri telefonice, facturi pe hartie, faxuri si e-mailuri. Rezultatul este o perioada de repornire mai rapida, mai putine greseli si o mai mare eficienta in ceea ce priveste personalul. EDI reduce costurile de manipulare pentru organizarea, sortarea si distribuirea documentelor de hartie prin stocarea si manipularea datelor in format electronic. Beneficiile comunicarii electronice includ eliminarea introducerii datelor manuale, reducerea erorilor de expediere si facturare si cresterea vitezei prin care partenerii primesc si introduc datele in sistemele interne de management al intreprinderii.

Versiunile anterioare ale EDI erau simple si deconectate de la alte software-uri ale intreprinderii. In integrarea ERP EDI a erei moderne, protocoalele pun in aplicare cele mai bune practici si datele sunt infasurate in tehnologii moderne precum ERP. In plus, complexitatea structurilor si formatelor de date poate fi mascata de intermediarii de schimb de date care standardizeaza implementarile EDI in cadrul companiilor.

Sistemul WinMentor ERP integreaza functionalitati dedicate importatorilor si distribuitorilor din Romania, bazate pe conceptul EDI (Electronic Data Interchange).

Reprezentand una dintre tendintele actuale in standardizarea si eficientizarea schimburilor comerciale si o conditie solicitata de marile lanturi de hypermarketuri in relatia cu furnizorii, comunicarea prin EDI ofera avantaje competitive si reduceri importante de costuri si resurse.

Procesul de schimb de informatii si documente in format electronic, are avantaje evidente la nivel de costuri prin eliminarea hartiilor, a timpilor de lucru necesari si a erorilor cauzate de manipularea documentelor.

In majoritatea implementarilor de ERP cu EDI pe care le-am finalizat la Scribsoftware, beneficiarii au avut ca obiectiv principal sa obtina o mai mare vizibilitate si control asupra proceselor de business. Al doilea obiectiv a fost eficienta operationala si fluidizarea circulatiei informatiilor si documentelor atat in interiorul companiei, cat si in exterior.

Din aceasta perspectiva, a circulatiei informatilor, companiile care au relatii intense cu parteneri de afaceri stabili (producatori, distribuitori, retalieri) pot beneficia de integrarea ERP – EDI. Electronic Document Interchange este tehnologia care permite schimbul automat de documente si informatii intre sistemele informatice ale partenerilor de afaceri. Practic, angajatii nu mai schimba mesaje si hartii ci sistemele de gestiune schimba automat fisiere XML (format standardizat), cu toate informatiile necesare derularii tranzactiilor comerciale.

Rezultatele in business sunt surprinzatoare, deoarece in esenta, integrarea ERP-EDI duce la procesarea mult mai rapida a comenzilor, scurtarea ciclului comanda-incasare, dar si simplificarea relatiilor de colaborare cu partenerii de business care utilizeaza deja EDI. O mare parte din munca manuala de procesare a documentelor/informatiilor dispare, ceea ce creste atat productivitatea cat si calitatea datelor. Toate companiile care au implementat EDI au ajuns la concluzia ca este un sistem cu impact major asupra activitatii si ca nu ar concepe sa lucreze fara.

Avantajele utilizarii unui ERP cu EDI:

Printre principalele beneficii ale implementarii sistemelor EDI cu sistemele ERP de la Scribsoftware amintim:

Reducere de costuri

Folosirea tehnologiei EDI aduce reduceri vizibile de costuri. Transferul electronic al datelor face sa dispara sau se reduca la minim costurile asociate cu hartia, imprimarea, stocarea, arhivarea, expedierea si preluarea documentelor ceea ce scade costurile tranzactiilor cu cel putin 35% fata de varianta clasica de prelucrare si trimitere a documentelor in format fizic.

Reduce volumul de munca

Prin automatizarile aduse de EDI si prin integrarea lui cu sistemul de gestiune ERP pe care il folositi, va ajutati angajatii sa castige mai mult timp pe care il pot folosi pentru lucruri mult mai importante.

Datorita tehnologiei EDI nu mai sunt nevoiti sa se ocupe personal de o activitate foarte consumatoare de timp cum e cea de prelucrare, de printare si de trimitere a documentelor catre partenerii dvs. de business.

Elimina erorile din documente

Erorile care pot aparea in schimbul de documente si informatii cu furnizorii dispar sau se reduc la minim pentru ca EDI elimina etapele de procesare a documentelor de catre oameni cum ar fi introducerea si prelucrarea manuala a datelor.

Astfel dispar problemele si erorile rezultate din scris de mana ilizibil, documente trimise pe fax care sunt greu de inteles, comenzi pierdute, erori de redactare, mail-uri si fax-uri care nu au mai ajuns la destinatie sau comenzi telefonice care nu sunt preluate corect de catre operatorii din Call Center sau de catre oamenii de vanzari.

Rigiditatea standardelor impuse de EDI asigura faptul ca informatiile si datele sunt transmise intr-un format corect si agreat cu partenerii astfel incat nu mai apar situatii in care timpul este consumat pentru a reopera diferite documente. In plus, procesarea prompta si corecta a documentelor reduce in mod considerabil procentajul comenzilor anulate.

Reduce timpul de plata al facturilor

Transferul automat al documentelor reduce timpul de plata al facturilor prin disparitia discrepantelor dintre comenzi si  facturi, dar si a timpului alocat pentru lamurirea acestora. Astfel se imbunatateste cashflow-ul si se reduce ciclului de comanda-incasare.

Practic tranzactiile care durau cateva zile prin datorita procesului clasic de trimitere a documentelor pe suport fizic, pot fi rezolvate in cateva minute sau ore prin intermediul interconectarii EDI.

Vanzari crescute prin evitarea situatiilor de out-of-stock

Faptul ca schimbul de date se realizeaza automat intre furnizori si magazine scurteaza timpii de aprovizionare ceea ce are un impact direct asupra cresterii volumelor de vanzare, respectiv a profitului. Astfel se elimina situatiile de lipsa stoc atat din magazine, cat si din depozitul propriu care pot aparea din cauza plasarii sau prelucrarii intarziate a unei comenzi ceea ce duce la o rotatie mai rapida a stocurilor de marfa si optimizarea costurilor ce tin de spatiile de depozitare.

Imbunatateste relatiile cu partenerii

Faptul ca totul functioneaza asa cum trebuie prin folosirea EDI in relatia cu marile magazine va ajuta sa cresteti calitatea relatiilor de business cu acesti retaileri prin standardizarea si eficientizarea schimburilor comerciale pe care le faceti impreuna.

Prin utilizarea EDI scurtati semnificativ timpii de procesare si de onorare a comenzilor ceea ce ajuta la mentinerea unei relatii bune cu orice partener de afaceri.

Asigura securitatea datelor

Transferul documentelor si datele sunt securizate, iar accesul utilizatorilor se realizeaza prin introducerea parolei si a unui username.

Interconectarea EDI utilizeaza un nivel ridicat de securitate asemanator cu cel folosit in tranzactiile interbancare.

Fisierele transferate prin intermediul EDI vin in format electronic ceea creste gradul de siguranta a datelor pentru ca pot fi arhivate electronic si pot fi accesate rapid atunci cand este nevoie.

Creste competitivitatea si capacitatea de a intra pe noi teritorii si piete

Faptul ca marii retaileri folosesc EDI inseamna in mod obligatoriu ca si furnizorii lor trebuie sa foloseasca EDI. Pentru a va pastra competitivitatea in piata e nevoie sa va adaptati la cerintele acesteia si sa folositi EDI daca doriti sa colaborati cu marile lanturi de magazine sau cu diversi producatori.

EDI reprezinta un limbaj comun pentru afacerile de pretutindeni ceea ce va permite sa colaborati cu parteneri de afaceri localizati oriunde in lume, astfel ca puteti lucra fara probleme pe piata internationala.

Crearea unei organizatii agile si flexibile este insa o provocare uriasa, de aceea este nevoie permanenta de inovatie, imbunatatirea operationala sau noi moduri de lucru cu ajutorul tehnologiei.

Pentru zonele de retail si distributie tehnologia EDI prin integrarea cu solutia ERP aduce tocmai o astfel de transformare, pentru ca eficientizeaza relatiile comerciale prin standardizarea modului de comunicare cu furnizorii si partenerii, companiile putand schimba intre ele documente (comenzi, avize de expeditie, note de receptie, facturi, rapoarte de stocuri, vanzari, cataloage de produse), acestea fiind preluate direct in sistemul ERP. 

Beneficiile integrarii sistemului ERP cu platformele de EDI:

  • Automatizarea proceselor si a comunicarii cu furnizorii si partenerii
  • Imbunatatirea relatiilor cu partenerii internationali
  • Rotatia mai rapida a stocurilor
  • Evitarea situatiilor de out-of-stock
  • Scurtarea timpului de procesare al comenzilor
  • Optimizarea cash flow-ului
  • Reducerea ciclului de comanda-incasare prin automatizarea trimiterii datelor direct intre sistemele de gestiune ERP 
  • Eliminarea erorilor din documente
  • Reducerea costurilor operationale
  • Optimizarea spatiului de depozitare 
  • Fluidizarea proceselor din lantul de aprovizionare 

WinMentor este unul din primele sisteme integrate de gestiune dezvoltat la noi in tara, fiind un sistem inteligent, modular, o platforma pentru planificare si gestiunea tuturor resurselor din organizatie. WinMentor este bazat pe cunoasterea aprofundata a proceselor specifice distributiei, retailului, horeca, etc. 

Experienta indelungata in colaborarea cu mai multe companii recoamnda WinMentor ca fiind o solutie matura care ajuta la eficientizarea activitatii, reducerea costurilor si cresterea competitivitatii. Solutia noastra ERP se bazeaza pe tehnologii inovative si contine functionalitate bogata, extensii si integrari cu diferite aplicatii si dispozitive specifice retailului si distributiei.

In toti anii nostri de activitate, am construit relatii pe termen lung, ascultand nevoile clientilor si furnizand solutiile care sa ajute companiile sa devina mai eficiente, mai productive si sa aiba, la randul lor, clienti multumiti. Sub acest aspect, Echipa Scribsoftware este pregatita oricand la o discutie deschisa cu dumneavoastra, unde sa raspunda tuturor intrebarilor pe care le aveti si sa gasim impreuna solutii fiabile pentru afacerea pe care o manageriati.

Deci, alinierea la viitor nu este chiar atat de complicata daca apelam la un software sau o solutie care sa ne ajute in integrarea cat mai rapida si cu costuri cat mai reduse la aceasta. Daca va doriti o astfel de afacere sau un job in domeniu, puteti sa ne scrieti pe messenger si impreuna, vom gasi solutia cea mai eficienta afacerii dumneavoastra! Pentru orice sugestii, informatii sau doar pentru o simpla discutie, echipa Scribsoftware va asteapta, deoarece doar impreuna putem gasi solutia cea mai bun pentru afacerea dumneavoastra! 

Activ