Web
Analytics

Cum fluidizam managementul unui depozit si cum ne poate ajuta un WMS?

Home/ERP, News, SoftONE, WinMENTOR/Cum fluidizam managementul unui depozit si cum ne poate ajuta un WMS?

Ca sa stim cum putem fluidiza managementul companiei noastre, trebuie sa ne familiarizam cu notiunea de WMS.

Ce este un sistem WMS? Aplicatiile de tip WMS (Warehouse Management System) reprezinta solutii software specializate pentru imbunatatirea gestiunii stocurilor si a managementului depozitelor.

Un sistem de tip warehouse management system este o componenta esentiala a lantului de aprovizionare, care are rolul de a monitoriza si controla miscarea stocurilor de marfa in cadrul depozitelor.

Altfel spus, un soft WMS ofera suport pentru activitatile de zi cu zi care au loc intr-un depozit prin utilizarea unui sistem centralizat cu ajutorul caruia diferite operatiuni din depozit sunt administrate prin folosirea terminalelor mobile care ofera posibilitatea scanarii codurilor de bare de pe produse sau loturi de produse.

O solutie WMS este compusa atat din componenta software, cat si din elemente hardware precum: servere, dispozitive mobile pentru scanarea codurilor de bare, cantare sau imprimante.

Integrarea unui WMS cu un sistem ERP reprezinta o solutie completa si recomandata pentru ca acopera toate activitatile din cadrul unei firme, de la preluarea comenzilor comenzilor de la clienti pana la selectarea si livrarea marfurilor din depozit pentru onorarea acesto comenzi.

Cum functioneaza un sistem WMS si care sunt activitatile din depozit acoperite de el?

Rolul unei solutii WMS este acela de a crea si controla fluxurile de lucru intr-un depozit, de a automatiza, optimiza si eficientiza activitatile din depozit ce tin de receptia, depozitarea, colectarea si expedierea marfurilor, oferind in acelasi timp informatii in timp real cu privire la stocuri . Totodata, cu ajutorul unui WMS integrat cu un ERP performant se poate reduce semnificativ durata procesului de inventariere sau reaprovizionare.

Un sistem pentru gestionarea eficienta a activitatilor din depozit ajuta la:

Preluarea comenzii de la client, afectata de lipsa unui WMS

Aceasta activitate se faceprin intermediul unui sistem cu ajutorul caruia, agentii introduc comenzile pe device-ul mobil, iar acestea sunt exportate direct in ERP. In momentul introducerii comenzii in sistem, se rezerva automat stocul necesar. In cazul in care stocul din ERP nu se sincronizeaza automat cu cel din aplicatia utilizata la depozit, acesta nu va corespunde cu cel real si pot exista situatii in care nu se vor putea onora comenzile de client. O alta situatie nefavorabila este intarzierea comenzilor datorita timpului indelungat dedicat pregatirii lor in cadrul depozitului.

La prima vedere, astfel de probleme nu par sa aiba o influenta directa asupra activitatii agentilor de vanzari. Atata timp cat ei preiau intocmai comenzile de la clienti, asumarea desincronizarilor care apar intre stocurile din ERP si cele din depozit, sau a productivitatii scazute a angajatilor din depozit pare irelevanta.

Cu toate acestea, este afectata credibilitatea agentilor in fata propriilor clienti. Fiind constienti de problemele care apar la nivelul depozitului, vanzatorii vor fi nevoiti sa obtina intelegerea clientilor, termene mai mari de livrare sau chiar sa ocoleasca anumiti clienti atunci cand nu sunt siguri de starea anumitor stocuri de produse.

Gestionarea stocurilor cu un WMS garanteaza corectitudinea datelor referitoare la acestea din ERP, oferind agentilor informatii de actualitate despre produsele din depozit. Mai mult decat atat, angajatii din depozit vor pregati comenzile intr-un timp mult mai scurt, pentru ca au la dispozitie un sistem care le ofera date exacte despre marfurile pe care trebuie sa le pregateasca, precum starea sau localizarea lor. 

Trimiterea comenzii catre depozit 

Existenta unui WMS integrat cu ERP-ul faciliteaza exportul automat al comenzilor de client direct in ERP, cu ajutorul unui sistem. Dupa introducerea comenzilor in sistem este necesara trimiterea acestora la depozit pentru a fi pregatite de livrare. Cei care se ocupa de operarea datelor in ERP vor scoate din sistem toate comenzile la sfarsitul zilei si le vor trimite angajatilor din depozit. 

Teancul de comenzi va trebui sortat si impartit intre cei care se ocupa de colectarea comenzilor din depozit, prelungindu-se astfel termenul de livrare. Un alt dezavantaj este alternarea perioadelor de inactivitate cu cele de activitate intensa. Pentru ca trimiterea comenzilor se face o singura data pe zi, toate vor trebui pregatite in acelasi timp, suprasolicitand angajatii in intervalele de timp de dupa primirea comenzilor si lasandu-i fara activitate dupa ce au finalizat pregatirea lor. 

In urma implementarii unui sistem de gestionare a depozitului, trimiterea comenzii se face automat si in timp real de pe dispozitivul mobil al vanzatorului catre ERP iar de acolo catre aplicatia WMS. Odata cu finalizarea exportului  catre ERP sau in momentul in care au fost completate toate detaliile de pe o comanda direct in ERP, aceasta este trimisa automat catre depozit. In acest mod, angajatii din depozit primesc comenzi pe parcursul intregii zile, diminuandu-se atat volumul de munca intr-un interval scurt de timp cat si timpul de livrare a comenzii. 

Receptia marfurilor 

In momentul in care sunt receptionate marfurile in depozit, vor trebui verificate caracteristicile acestora, pentru a corespunde cu cele de pe comanda de intrare din ERP. In momentul in care sunt semnalate diferente de cantitate, calitate sau termene de valabilitate, acestea sunt consemnate de catre cei care executa receptia in depozit si date mai departe operatorilor pentru a le trece in ERP. Aceasta situatie poate genera multe erori de natura umana si neconcordante grave intre stocul faptic si cel scriptic. 

Utilizarea unui sistem de gestionare a stocurilor permite executarea receptiilor cu ajutorul cititoarelor de coduri de bare. In WMS se deschide o nota de receptie care va cuprinde marfa sosita in depozit. Rezultatul receptiilor se exporta in ERP, pentru a asigura corespondenta datelor din cele doua sisteme. Riscul de aparitie al erorilor este redus la minim si timpul dedicat efectuarii receptiilor scade semnificativ, iar in cazul neconcordantelor, acestea sunt semnalate imediat in sistem. Comenzile de aprovizionare sunt create direct in ERP, iar WMS-ul are acces la ele. Atunci cand se realizeaza receptia marfurilor, diferenta dintre cantitatile din comanda de aprovizionare si ceea ce s-a scanat cu terminale mobile la receptie sunt inregistrate de WMS si se transmit automat si in ERP pentru a actualiza stocurile si comenzile. 

Localizarea marfurilor in depozit 

Prin intermediul hartii depozitului din WMS, angajatii si operatorii din depozit stiu clar unde este asezata/depozitata marfa in depozit si pot afla care este spatiul disponibil pentru depozitare pentru noile comenzi.

Picking-ul – Este un proces cheie in depozit, care genereaza costuri mari si ocupa o foarte mare parte din forta de munca din depozit. Un WMS performant creste viteza cu care se realizeaza picking-ul, ii ajuta pe operatori sa isi realizeze mai repede activitatea prin diferite automatizari si  faciliteaza accesul la mai multe metode de picking cum ar fi, de exemplu, picking-ul ghidat sau cel masiv care este foarte important pentru companiile de distributie , deoarece asigura eficienta maxima prin prelevarea grupata a intregii cantitati de marfuri pentru un camion conform unei rute prestabilite. 

Impachetare si etichetare 

Cele doua activitati se realizeaza dupa picking. Produsele comandate de clienti sunt impachetate pentru a fi livrate catre destinatari cu ajutorul unor liste de livrare generate de sistem. 

Livrarea 

Incarcarea comenzilor in masini se realizeaza pe baza unor reguli standardizate si prestabilite si in functie de locatia unde urmeaza sa fie livrate comenzile. 

Inventarierea 

Precum si in cazul receptiilor, WMS-ul impreuna cu terminalele mobile care au scannere de coduri de bare contribuie la cresterea acuratetei inventarului si la scurtarea timpului in care se realizeaza acest proces. 

Efectuarea de analize complete si corecte in cazul utilizarii unui WMS 

Pentru a lua hotararile necesare bunei desfasurari a afacerii, managerii au la dispozitie informatiile din ERP. Daca ne referim la datele despre stoc, asa cum am mentionat si anterior, acestea pot fi de cele mai multe ori in neconcordanta cu datele reale din depozit. 

Implementarea unui sistem de gestiune a depozitului asigura corectitudinea datelor referitoare la stocurile existente. Integrarea dintre WMS, ERP si BI asigura fluxul informational necesar luarii celor mai potrivite decizii. Managerii vor sti in orice moment care sunt stocurile reale, starea acestora si traseul sau pozitionarea lor in cadrul depozitului. Mai mult, pot studia anumiti indicatori cum ar fi nivelul intrarilor si al iesirilor precum si timpul mediu de picking sau livrare si pot optimiza stocul in functie de sezonalitatea vanzarilor sau locatia depozitelor. 

Avantajele si beneficiile utilizarii unei solutii WMS pentru managementul activitatilor din depozit 

  • Asigura optimizarea si gestiunea exacta a stocurilor din depozit 
  • Creste acuratetea si rapiditatea procesului de picking 
  • Industria carnii – Utilizarea cantarelor digitale in depozit pentru a afla greutatea marfurilor si gestiunea scazamintelor 
  • Creste satisfactia clientilor prin eliminarea erorile de procesare din comenzi (trimitere produse gresite, trimitere comanda partiala etc.) 
  • Reduce semnificativ timpul alocat procesului de inventariere a stocurilor 
  • Contribuie la cresterea capacitatii de onorare si livrarea rapida a comenzilor catre clienti 

  • Creste productivitatea operatorilor din depozit fiindca ii ajuta pe acestia sa realizeze mai multe lucruri, intr-un mod corect si rapid 
  • Ii ajuta pe angajatii noi din depozit sa invete mult mai repede ce au de facut 
  • Asigura o transparenta sporita asupra activitatilor angajatilor din depozit 
  • Ofera acces in timp real la informatii despre marfuri 
  • Permite gasirea rapida a produselor din depozit cu ajutorul hartii depozitului 

  • Reduce timpul necesar pentru realizarea activitatilor de receptie, picking, reaprovizionare, impachetare si livrare 
  • Scade pierderile asociate procesului de administrare a retururilor 

Impreuna cu ERP-ul asigura acuratete sporita si a scadere mare a timpului necesar pentru obtinerea rapoartelor si realizarea analizei la nivel de stocuri: 

  • Creste trasabilitatea asupra marfurilor 
  • Ajuta la sesizarea rapida a diferentelor intre marfa comandata si cea receptionata 

  • Cresti viteza de rotatie a loturilor de stocuri si stii cum sa te aprovizionezi numai cu strictul necesar prin intermediul integrarii WMS-ului cu ERP-ul 
  • optiunea de a alege cel mai bun si eficient tip de picking pentru afacerea ta 

Scribsoftware iti ofera cele mai bune si eficiente solutii pentru afacerea ta. In cazul in care esti in cautarea unei solutii pentru depozitul tau, suna-ne, iar noi, impreuna cu dumneavoastra, vom gasi cele mai adecvate algeri pntru compania pe care o manageriati si o conduceti. 

Activ