fbpx

Rolul unui ERP in procesul de Change Management

Home/CRM, ERP, News, SoftONE, WinMENTOR/Rolul unui ERP in procesul de Change Management

Capacitatea de a recunoaste factorii crizei, de a te orienta rapid si de a transforma aceste crize intr-un avantaj competitiv este cruciala. In nici un alt domeniu aceasta descriere nu este mai potrivita decat in ​​procesele de fabricatie ale unei companii de producatie. 

Companiile care folosesc aplicatii monolitice si rigide, ar putea sa aiba dificultati sa reactioneze rapid la schimbarile bruste si, din pacate, la schimbarile frecvente ale pietei. 

Intr-un scenariu atat de schimbator, precum cel pe care il traim, software-ul companiei, precum programele de gestiune ERP, dar si CRM, BI, SFA, WMS trebuie sa fie mai agile ca niciodata si sa transfere aceasta agilitate companiilor care le utilizeaza. 

Companiile de productie ar trebui sa inteleaga pe deplin domeniile in care un ERP poate imbunatati performanta afacerii in comparatie cu sistemele vechi. 

Intr-o lume din ce in ce mai digitalizata, companiile evolueaza constant: schimbarile sunt zilnice si implica procese, tehnologii si strategii de afaceri. 

Anumite procese sunt eliminate treptat pentru a garanta utilizarea optima a resurselor si infrastructurii disponibile. Cu toate acestea, astfel de initiative implica adesea schimbari majore in procesele interne care pot fi dificil de gestionat. 

Change Management include toate masurile adoptate de o companie pentru a se pregati si a sustine schimbarea ei. Acestea includ diferitele metodologii utilizate pentru optimizarea resurselor, bugetul alocat si operatiile proiectelor existente. Dar Change Management nu este doar despre proiecte si procese; include, de asemenea, resursele umane si modul in care rolurile lor sunt afectate de schimbare. 

Este necesara pregatirea, sustinerea si echiparea propriului staff pentru a adopta modificarile propusesi pentru a evita eventuale reactii neasteptate. 

Pentru companiile care utilizeaza un sistem ERP, initiativele de Change Management vor fi cu siguranta mult mai fluide pentru ca ERP-ul le permit partajarea agila a datelor, conditie fundamentala pentru Change Management. In timpul oricarei schimbari sau transformari interne, companiile dotate cu un ERP valid sunt mai bine pregatite sa faca fata provocarilor relative laaccesul la date si la riscul de a le pierde. 

In acest articol vom descrie 3 moduri in care un sistem de gestiune ERP poate sustine operatiile de Change Management. 

  1. Un ERP oferaacces la date actualizate dintr-o sursaunica 

De fiecare data cand un business case este prezentat pentru o initiativa de Change Management, este sustinut de un set de date. Companiile care se pregatesc bine colectand, arhivand si furnizand date exacte tuturor partilor implicate sunt cele mai bune candidate pentru realizarea cu succes a unei initiative de Change. 

In ce mod un sistem ERP vine in ajutor? 

Toate sistemele ERP au o unica baza de date partajata care sustine mai multe functii. In loc sa aiba baze de date separate pentru diferite departamente, companiile au acces la o singura sursa de date, ceea ce duce la o mai mare vizibilitate si simplificare intre diverse departamente. Acest lucru simplifica munca reponsabililor cu operatiile de Change Management. 

Dashboard-ul unui ERP ofera descrieri vizuale ale valorilor principale ale afacerii utilizand diagrame cu bare colorate. Pentru Change Management este esential ca toti operatorii sa aiba acces la valorile datelor pentru a monitoriza si masura cu succes modificarile in curs. 

Capacitatea de a extrage date in timp real creste nivelul de constientizare cu privire la situatia monitorizata, ceea ce inseamna ca atat conducerea, cat si operatorii au acces la informatii exacte si actualizate in fiecare moment. 

Ce ar trebui sa facem? 

Pentru un corect Change Management,trebuie sa ne asiguram ca am identificat si conectat toate sursele de date din departamente, de exemplu: Financiar, Vanzari, Resurse Umane si Inventar, la sistemul nostru ERP. 

  1. Un ERP conecteazatoate departamentele pentru o comunicare mai buna

Comunicarea este un alt aspect cheie al Change Management. Comunicarea clara a intentiei si implicatiilor unei schimbari este esentiala pentru succesul unei initiative. Fara o intelegere completa a schimbarilor viitoare ale proceselor, este firesc ca angajatii sa se simta confuzi cu privire la modul in care schimbarea va avea un impact asupra rolurilor si responsabilitatilor lor existente. Resursele ar trebui, de asemenea, sa poata comunica deschis cu responsabili de Change Management, daca exista dubii. 

In ce mod un sistem ERP vine in ajutor? 

Un sistem ERP furnizeaza o baza de date centralizata , nespecifica pe fiecare manager sau departamente. Aceste date sunt accesibile tuturor iar comunicatiile pot fi intotdeauna canalizate spre o unica baza de date. Toate departamentele pot vedea intregul sistem in actiune si pot intelege locul lor exact si rolul lor in cadrul sistemului. 

Un sistem ERP asigura, de asemenea, partajarea mesajelor coerente intre diverse departamente, cum ar fi Vanzari, Customer Service, Productie, Expeditii si Contabilitate. Acest lucru asigura simplificarea activitatilor intersectoriale si buna comunicare intre unitatile companiei in timpul initiativelor de Change Management. 

Ce ar trebui sa facem? 

Includem toate departamentele in initiativele noastre de Change Management astfel incat toate sa fie actualizate si sa primeasca aceleasi informatii. 

  1. Un ERPneprotejeaza datele in timpul schimbarilor 

In timpul oricarei schimbari a proceselor sau transformarilor interne, cel mai mare risc pe care il asuma o campanie consta in pierderea datelor si in majoritatea cazurilor aceasta pierdere de date se datoreaza neglijentei umane. Exista si posibilitatea ca datele sensibile sa fie duplicate sau traduse gresit in timpul tranzitiilor interne. 

In ce fel un sistem ERP poate fi de ajutor? 

Sistemele ERP garanteaza ca doar personalul autorizat poate modifica sau actualiza datele. Companiile pot defini controale de acces pe baza rolurilor utilizatorilor. Pentru operatiile de editare, doar utilizatorii autorizati pot crea, actualiza si inchide activitatile atribuite diversilor operatori. Software-ul mentine, de asemenea, registrele de control detaliate pentru a urmari operatorii care au facut modificari la datele existente. Acest lucru asigura o vizibilitate completa, astfel incat datele companiei sa ramana in siguranta in orice moment. 

Ce facem? 

Implementam controale de acces pentru a proteja datele sensibile impotriva accesului neautorizat. Examinam cu atentie utilizatorii si restrictionam accesul la ERP doar acolo unde este strict necesar. De asemenea, implementam masuri de securitate cum ar fi autentificarea cu doi factori pentru firewall-ul instrumentului ERP. 

Pentru a implementa cu succes a initiativelor de Change Management este necesara colaborarea tuturor departamentelor companiei: o solutie ERP faciliteaza colaborarea si face posibila simplificarea schimbarilor proceselor cu un impact minim asupra productivitati. 

Deci, alinierea la viitor nu este chiar atat de complicata daca apelam la un software sau o solutie care sa ne ajute in integrarea cat mai rapida si cu costuri cat mai reduse la aceasta. Daca va doriti o astfel de afacere, puteti sa ne contactati telefonic sau pe mail si impreuna, vom gasi solutia cea mai eficienta afacerii dumneavoastra! Pentru mai multe informatii, intrebari, nelamuriri, va stam la dispozitie atat prin intermediul functiei de chat de pe site, cat si telefonic sau la sediul nostru.

Activ