fbpx

Sistemul EDI si importanta lui

Home/CRM, ERP, News, SoftONE, WinMENTOR/Sistemul EDI si importanta lui

Sistemul EDI si importanta lui

EDI iti permite sa ramai in conformitate cu toate regulile si standardele in vigoare. Avand in vedere natura foarte sensibila a unor date, schimbul lor electronic trebuie sa respecte anumite reguli impuse de organizatiile internationale din domeniu. In plus, in relationarea cu partenerii tai de afaceri, cel mai probabil ti se va cere sa aderi la regulile lor. 

Transferul electronic de date (prescurtat EDI dupa Electronic Data Interchange) este o tehnologie care contribuie la transferul a diferite documente si informatii de business intre programele de gestiune tip ERP ale companiilor care sunt parteneri de afaceri fara a mai fi nevoie de alta interventie umana. 

A avea un mod standardizat de a schimba date electronic simplifica totul si iti permite tie si partenerilor tai sa vorbiti aceeasi limba si sa comunicati mai simplu. 

EDI reprezinta de fapt un mod automatizat de comunicare electronica a datelor realizat prin intermediul unui fisier XML care respecta anumite standarde unanim acceptate in piata. 

Ce face mai exact un sistem EDI?  

EDI inlocuieste metodele traditionale de comunicare a datelor dintre parteneri pe suport de hartie sau fax prin transmiterea unor fisiere de tip XML. Standardul de transmisie in cadrul EDI se aplica pentru comenzi de livrare, avize, rapoarte de stocuri, cataloage de produse sau facturi. Partea buna este ca sistemul EDI poate fi interfatat cu orice soft de gestiune ERP, inclusiv solutiile de top WinMENTOR ENTERPRISE ERP  sau SoftONE Cloud ERP oferite de noi, si face legatura in mod automat intre doua sisteme informatice diferite. 

Ce tipuri de date si documente se pot transfera prin EDI? 

Prin EDI se pot transfera orice tip de documente, lucru care ne va ajuta foarte mult in activitatile noastre si va fluidiza mult aspectul legat transferul informatiilor sau documentelor catre client sau furnizor. 

La noi in tara, cele mai utilizate documente pentru comunicarea electronica sunt comenzile de marfa, avizele de transport si facturile in format electronic. 

Cine sunt cei care folosesc tehnologia EDI? 

Tehnologia EDI poate fi utilizata de companii din orice industrie, insa cel mai adesea apare in comunicarea dintre business-urile din retail si cele care se ocupa de distributie deoarece aici exista un schimb intens de documente intre magazine si furnizorii lor. 

Un magazin mare, care are mii sau zeci de mii de produse pe rafturi si cateva zeci de furnizori genereaza un volum urias de comenzi, avize de livrare, confirmari de primire a marfii, respectiv facturi. 

De aceea, schimbul electronic de date este folosit in special de marii retaileri, mai ales de marile lanturi de tip International Key Accounts (IKA), pentru eficientizarea schimbului de date operative cu partenerii si furnizorii lor si pentru excluderea erorilor umane. 

Cum functioneaza un sistem EDI? 

Prin schimbul de informatii comerciale cu ajutorul EDI se transfera de obicei documente cu privire la comenzi, facturi, avize de livrare, intrari de marfa intre magazine si furnizori, dar se pot transmite si alte documente, precum cele enumerate in prima parte a articolului. 

Aceste informatii sunt transferate in mod securizat, pe Internet, cu ajutorul unui webserver dedicat. Pe acest server se creaza conturi pentru toti partenerii care au nevoie sa transfere automat date intre ei. Dupa cum puteti observa infrastructura necesara pentru functionarea unui sistem EDI este minimala, iar costurile se reduc semnificativ raportat la beneficiile pe care le aduce. 

Un IKA (International Key Accounts emite comenzi catre diversii sai furnizori. Un furnizor primeste comenzi de la fiecare IKA in care este listat. De aici rezulta o multime de sisteme informatice care ar trebui sa inteleaga acelasi limbaj. Pentru a elimina aceasta complexitate, in Romania exista cativa provideri de servicii de EDI, care translateaza diversele formate ale comenzilor IKA intr-unul singur, conform cu un standard international. Astfel, la furnizor, in functie de providerul la care este abonat, toate comenzile respecta acelasi format standard. WinMentor, poate translata diversele documente interne (comenzi, avize, facturi etc) intr-unul din formatele standard, in ambele sensuri. 

O alta situaţie uzuala este transmiterea comenzilor catre furnizori şi confirmarea acestora utilizand EDI. 

Avantaje si beneficii: 

EDI este inainte de toate o platforma tehnologica prin care se elimina efortul birocratic cu ajutorul transferului electronic de date intre furnizori, clientsi parteneri. 

Tehnologia EDI isi demonstreaza constant utilitatea si valoarea pentru business prin reducerea costurilor, cresterea vitezei, acuratetei si a eficientei proceselor de business. 

Investitia intr-un sistem EDI este perfect justificata, mai ales ca aceasta poate fi recuperata intr-un timp scurt fiindca perioada de implementare a Electronic Data Interchange este redusa, iar rezultatele incep sa se vada imediat dupa implementare. 

Printre principalele beneficii ale implementarii sistemelor EDI integrate cu un software de gestiune ca WinMENTOR ENTERPRISE ERP  sau SoftONE Cloud ERP: 

  • Reducere de costuri 

Folosirea tehnologiei EDI aduce reduceri vizibile de costuri. Transferul electronic al datelor face sa dispara sau se reduca la minim costurile asociate cu hartia, imprimarea, stocarea, arhivarea, expedierea si preluarea documentelor ceea ce scade costurile tranzactiilor cu cel putin 35% fata de varianta clasica de prelucrare si trimitere a documentelor in format fizic. 

Conform studiului “Cost Savings Report” realizat de GS1, utilizarea EDI in sectorul FMCG reduce cu 50% costurile aferente personalului necesar pentru prelucrarea documentelor transmise in format fizic. 

  • Reduce volumul de munca 

Prin automatizarile aduse de EDI si prin integrarea lui cu un soft de gestiune ERP pe care il folositi, va ajutati angajatii sa castige mai mult timp pe care il pot folosi pentru lucruri mult mai importante. 

  • Elimina erorile din documente 

Erorile care pot aparea in schimbul de documente si informatii cu furnizorii dispar sau se reduc la minim pentru ca EDI elimina etapele de procesare a documentelor de catre oameni cum ar fi introducerea si prelucrarea manuala a datelor. 

Astfel dispar problemele si erorile rezultate din scris de mana ilizibil, documente trimise pe fax care sunt greu de inteles, comenzi pierdute, erori de redactare, mail-uri si fax-uri care nu au mai ajuns la destinatie sau comenzi telefonice. 

  • Reduce timpul de plata al facturilor 

Transferul automat al documentelor reduce timpul de plata al facturilor prin disparitia discrepantelor dintre comenzi si  facturi, dar si a timpului alocat pentru lamurirea acestora. Astfel se imbunatateste cashflow-ul si se reduce ciclului de comandaincasare. 

Practic tranzactiile care durau cateva zile prin datorita procesului clasic de trimitere a documentelor pe suport fizic, pot fi rezolvate in cateva minute sau ore prin intermediul interconectarii EDI. 

  • Creste vanzarile prin evitarea situatiilor de out-of-stock 

Faptul ca schimbul de date se realizeaza automat intre furnizori si magazine scurteaza timpii de aprovizionare ceea ce are un impact direct asupra cresterii volumelor de vanzare, respectiv a profitului. Astfel se elimina situatiile de lipsa stoc atat din magazine, casi din depozitul propriu care pot aparea din cauza plasarii sau prelucrarii intarziate a unei comenzi ceea ce duce la o rotatie mai rapida a stocurilor de marfa si optimizarea costurilor ce tin de spatiile de depozitare. 

  • Imbunatateste relatiile cu partenerii 

Faptul ca totul functioneaza asa cum trebuie prin folosirea EDI in relatia cu marile magazine va ajuta sa cresteti calitatea relatiilor de business cu acesti retaileri prin standardizarea si eficientizarea schimburilor comerciale pe care le facetimpreuna. 

Prin utilizarea EDI scurtati semnificativ timpii de procesare si de onorare a comenzilor ceea ce ajuta la mentinerea unei relatii bune cu orice partener de afaceri. 

  • Asigura securitatea datelor 

Transferul documentelor si datele sunt securizate, iar accesul utilizatorilor se realizeaza prin introducerea parolei si a unui username. 

Interconectarea EDI utilizeaza un nivel ridicat de securitate asemanator cu cel folosit in tranzactiile interbancare.

Fisierele transferate prin intermediul EDI vin in format electronic ceea creste gradul de siguranta a datelor pentru ca pot fi arhivate electronic si pot fi accesate rapid atunci cand este nevoie. 

  • Creste competitivitatea si capacitatea de a intra pe noi teritorii si piete 

Faptul ca marii retaileri folosesc EDI inseamna in mod obligatoriu ca si furnizorii lor trebuie sa foloseasca EDI. Pentru a va pastra competitivitatea in piata e nevoie sa va adaptati la cerintele acesteia si sa folositi EDI daca doriti sa colaborati cu marile lanturi de magazine sau cu diversi producatori. 

EDI reprezinta un limbaj comun pentru afacerile de pretutindeni ceea ce va permite sa colaborati cu parteneri de afaceri localizati oriunde in lume, astfel ca puteti lucra fara probleme pe piata internationala. 

  • EDI este o solutie adaptabila 

Tehnologia EDI poate fi personalizata astfel incat sa va rezolve toate nevoile de transfer a datelor si documentelor intre compania pe care o reprezentatsi partenerii dumneavoastra de business. 

Imbunatateste viteza, eficientsi productivitatea fluxurilor informationale 

Transferati rapid informatii si raportati date automat. Mai multe documente de business sunt transmise si procesate in mai putin timp, cu o acuratete mai mare. Chiar si volume mari de date comerciale pot fi transferate de la un computer la altul, in doar cateva minute, ceea ce face posibila o reactie rapida la cerintele pietei. 

  • Simplu de utilizat 

EDI asigura o flexibilitate extinsa in schimbul de informatii in timp real, iar modul sau de functionare este usor de inteles pentru utilizatori. 

  • Asigura transparenta si trasabilitatea datelor pe intregul lant de aprovizionare 

Prin intermediul sistemelor EDI aveti acces in timp real la informatii despre tot ce tine de trasabilitatea comenzilor de la partenerii de business incepand de la operarea si plasarea comenzilor, pana la prelucrarea lor. 

Faptul ca EDI este integrat cu programul de gestiune WinMENTOR ENTERPRISE ERP  sau SoftONE Cloud ERP asigura acuratetin preluarea si monitorizarea comenzilor, dar sin managementul tuturor documentelor aferente unei comenzi. 

Toate aceste date obtinute automat, in timp real prin schimbul electronic de documente dintre doi sau mai multi parteneri de business, creste semnificativ calitatea si rapiditatea obtinerii rapoartelor de care aveti nevoie pentru a lua decizii cu impact pozitiv in business. 

Deci, alinierea la viitor nu este chiar atat de complicata daca apelam la un software sau o solutie care sa ne ajute in integrarea cat mai rapida si cu costuri cat mai reduse la aceasta. Daca va doriti o astfel de afacere, puteti sa ne contactati telefonic sau pe mail si impreuna, vom gasi solutia cea mai eficienta afacerii dumneavoastra! Pentru mai multe informatii, intrebari, nelamuriri, va stam la dispozitie atat prin intermediul functiei de chat de pe site, cat si telefonic sau la sediul nostru.

Activ