fbpx

Stabilirea bugetelor cu ajutorul unui ERP

Home/CRM, ERP, News, SoftONE, WinMENTOR/Stabilirea bugetelor cu ajutorul unui ERP

Stabilirea bugetelor cu ajutorul unui ERP

Cand ne apropiem de un sfarsit de an, urmeaza sa ne evaluam rezultatele si sa vedem cum putem controla veniturile si cheltuielile. In mod normal,  vor fi definite intai planurile si obiectivele generale ale companiei, care apoi sunt detaliate la nivel de puncte de lucru, departamente, divizii sau alte categorii/clasificari specifice companiei. In functie de acestea se stabilesc ulterior si bugetele, pe baza acelorasi clasificari. 

Ce este bugetul? 

Bugetul este un instrument de management financiar folosit in activitatea operationala a companiilor. Il mai potintalni si sub forma de buget de venituri si cheltuieli. Acesta este reprezentat sub forma unei liste a veniturilor si a cheltuielilor aproximative prevazute pentru o anumita perioada de timp. Un buget iti va oferi o imagine de ansamblu asupra resurselor companiei si a modului in care sunt utilizate pentru a atinge obiectivele organizationale. 

Acest plan de venituri si cheltuieli poate fi realizat pentru fiecare departament, pentru un an sau trimestru, bazat pe tranzactii lunare sau saptamanale. Il poti folosi pentru a reprezenta diferite scenarii si a intelege mai bine cum deciziile tale iti pot influenta afacerea. Realizeaza un buget cand vrei sa stii de cat venit ai nevoie pentru a acoperi cheltuielile lunare, cand nu esti sigur daca iti mai permiti un echipament sau inainte de a te implica intr-un proiect nou. 

Digitalizarea informatiei este o necesitate in epoca vitezei. Orice companie care doreste sa se ridice la standarde europene si sa atinga succesul are nevoie de un sistem informatic bine pus la punct. Inteligenta artificiala care sta la baza unui program de gestiune ERP are rolul de a imita actiuni efectuate de om si de a le realiza intr-un timp mult mai scurt. De aceea, un astfel de sistem este un instrument de nelipsit intr-o firmaIn prezent, sistemul de gestiune ERP este cel mai utilizat soft in business, datorita multitudinii de functii pe care le indeplineste 

Operarea datelor poate fi: 

  • automatizata: pe baza unor sabloane definite de utilizator se lanseaza o rutina care completeaza automat machetele de trimitere in Expert (se poate utiliza in cazul in care nu avem descriptori atipici, iar elementul de analiza corespunde cu alte elemente tranzactionale) 
  • manuala: fiecare miscare baneasca este trimisa cu dublu-click in Expert, utilizatorul alegand elementul de analiza si completand valorile acelor descriptori pe care Expert nu reuseste sa le “ghiceasca”. 

Stabilirea si bineinteles, respectarea bugetelor este o actiune benefica pentru orice companie, deoarece ii permite o mai buna urmarire a cashflow-ului. Nu in ultimul rand, definirea unor bugete de venituri si cheltuieli permite managementului sa ajusteze factorii de care depinde, in final, profitul. Astfel, avem pe de o parte cheltuielile, un factor care se afla in totalitate in controlul companiei, si apoi veniturile care, desi de cele mai multe ori variaza in functie de factori externi companiei, pot fi controlate intr-o anumita masura prin monitorizarea si optimizarea constanta a canalelor si a fortei de vanzari, a portofoliului de produse si servicii etc. 

Rolul unui program de gestiune ERP  ca si WinMENTOR ENTERPRISE este de a face legatura dintre baza de date si utilizator, prin intermediul interfetei pe care o pune la dispozitie. 

Sistemul de gestiune ERP este alcatuit din diferite module, destinate gestionarii unor activitati specifice: 

  • Administrare – pentru definirea nivelelor de acces la informatie, personalizarea documentelor sau setarea actiunilor de back-up. 
  • Controlling – permite planificarea parametrilor financiari ai companiei: stabilirea si urmarirea bugetelor de venituri si cheltuieli. 
  • Contabilitate – destinat automatizarii operatiunilor contabile generale si obtinerii situatiilor financiare contabile, aferente standardelor europene. 
  • Trezorerie – permite urmarirea tuturor operatiunilor financiare si structurarea logica a acestora. 
  • Mijloace Fixe – destinat urmaririi in detaliu a operatiunilor desfasurate asupra mijloacelor fixe pe intreaga durata de functionare a acestora. 
  • Preturi – pentru gestionarea intuitiva si eficienta a preturilor de achizitie si de vanzare. 
  • Vanzari – pentru organizarea si urmarirea activitatii de vanzare, precum si procesarea documentelor specifice. 
  • Aprovizionare – destinat gestionarii activitatii de aprovizionare. 
  • Productie – pentru gestionarea retetelor de productie, a bonurilor de intrare sau de consum, wizard-uri de generare automata a documentelor, obtinerea de rapoarte de stoc etc.
  • Stocuri – destinat gestionarii in timp real a stocurilor si urmaririi caracteristicilor acestora. 
  • Parc auto – ofera evidenta permanenta a activitatii fiecarei masini din parcul auto. 
  • Logistica – pentru planificarea resurselor de infrastructura, in vederea utilizarii lor in mod optim. 
  • Nomenclatoare – contine informatii despre clienti, produse, gestiuni, locatii, personal etc… si permite definirea informatiilor companiei si maparea fluxurilor de lucru.
  • Spatiu de lucru – centralizeaza activitatile de operare a datelor curente si emiterea rapoartelor de sinteza. 
  • Personal – definirea angajatilor si urmarirea operatiunilor cu acestia. 
  • Rapoarte – generarea de rapoarte diverse pentru fiecare departament sau componenta a companiei. 

Care sunt avantajele implementarii unui ERP ca si WinMENTOR ENTERPRISE ? 

  • Gestionarea integrata a tuturor componentelor afacerii, prin accesul la o baza de date comuna.
  • Ofera un mod de lucru online, care faciliteaza comunicarea intre oameni, departamente si puncte de lucru. 
  • Automatizarea si standardizarea procesele operationale, eliminarea operatiunilor manuale ducand la cresterea productivitatii. 
  • Imbunatatirea procesului de achizitie, prin posibilitatea de dimensionare a achizitiilor in functie de activitatea de vanzare. 
  • Cresterea calitatii serviciilor oferite clientilor prin transparenta informatiilor referitoare la produse, stocuri, preturi. 
  • Scaderea timpului de livrare a comenzilor, datorita transferului mai rapid de informatii intre departamente.
  • Imbunatatirea cash-flow-ului prin implementarea de politici comerciale coerente. 

Un ERP precum WinMENTOR ENTERPRISE , va permite stabilirea unei structuri arborescente cu un numar nelimitat de centre de costuri si venituri, in functie de diferite criterii agreate la nivel de companie: asezare geografica (puncte de lucru, zona), departamente (marketing, logistica, comercial etc), tipuri de cheltuieli sau proiecte specifice. 

Odata definita aceasta structura in programul de gestiune ERP, costurile efective vor fi mult mai usor de urmarit si incadrat in limitele bugetate. Spre exemplu, unele companii aleg sa-si urmareasca costurile pana la nivel de agent comercial sau masina. In ceea ce priveste repartizarea corecta a tranzactiilor pe centrele de costuri si venituri, acest proces se realizeaza automat in WinMentor, in functie de formulele definite in sistem. 

Componenta de raportare a WinMENTOR ENTERPRISE  ofera o viziune completa asupra tuturor indicatorilor afacerii. O analiza de tip drill-down pe centrele de venituri si costuri definite le permite managerilor ca plecand de la indicatorii agregati sa ajunga la informatii detaliate cu doar cateva click-uri. 

Mai mult, evolutia in timp a cheltuielilor, repartizate pe locatii, departamente sau tipuri de costuri poate fi usor monitorizata cu ajutorul unor grafice specifice, care permit identificarea rapida a trendurilor si a factorilor influentatori. 

Dupa ce a fost definita in ERP structura de centre la nivelul companiei, urmeaza configurarea bugetelor lunare specifice. Bugetele de venituri si cheltuieli sunt instrumente care asigura descentralizarea deciziilor intr-o companie, fara a afecta parametrii financiari prestabiliti. Pentru fiecare sectiune de buget poate fi numit un responsabil, fiind posibil astfel transferul actului de decizie catre verigile operationale. 

Modulul Bugete al sistemului de gestiune WinMENTOR ENTERPRISE este cel mai performant instrument de control al costurilor si de masurare a performantei firmelor, departamentelor si diviziilor. Cu ajutorul acestui modul, companiile reusesc sa isi construiasca bugete care sa reflecte corect business-ul companiei si obiectivele ei strategice. Modulul Bugete ofera controlul dorit, la nivel de detaliu, asupra tuturor veniturilor si cheltuielilor inregistrate de companie si ofera posibilitatea de a preveni decalajele fata de plan prin analiza veniturilor si cheltuielilor realizate versus cele planificate. 

Folosind acest modul, puteti urmari cheltuielile si veniturile companiei din mai multe dimensiuni diferite: centre de cost, articole de buget si linii de business. Rapoartele privind centrele de cost se bazeaza pe informatii in timp real extrase pe operatii din sistemul ERP. Companiile care implementeaza sistemul de Centre de cost si Articole de buget obtin rapid beneficii semnificative de business: inteleg unde pot optimiza costurile, descopera cine este cu adevarat profitabil si pot lua decizii bazate pe informatii complete. 

In plus, pe langa componenta pasiva, de constatare a cheltuielilor, WinMENTOR ENTERPRISE  are si una preventiva, proactiva. Aceasta are in vedere operatiunile care genereaza cheltuieli cu mult inaintea inregistrarii contabile a documentelor. De exemplu, decontul de cheltuieli aferent unei deplasari in interes de serviciu se inregistreaza la revenirea in firma. Intre timp un alt angajat poate cere un avans pentru o alta deplasare, dar nu se stie daca bugetul a fost depasit sau nu. 

Componenta de raportare a ERP permite urmarirea bugetelor previzionate versus cele in curs de executie versus cele realizate. Astfel, orice manager poate sa vada rapid daca bugetele au fost sau nu respectate si sa intervina oricand asupra lor prin diminuarea cheltuielilor si incurajarea vanzarilor. Pentru ca orice cheltuiala are mai multe stadii care trebuie urmarite pana la realizarea efectiva a acesteia, rolul rapoartelor este si acela de a evidentia cheltuielile in curs, incurajand pe aceasta cale un comportament proactiv in controlul realizarii bugetelor previzionate. 

  1. Atingerea targetului de vanzari

Privind cel de-al doilea factor influentator al profitului, si anume venitul, o metoda raspandita de a-l controla este prin stabilirea unor obiective de vanzari, denumite si targete. 

O analiza completa si eficienta a vanzarilor va permite identificarea factorilor influentatori ai nivelului acestora si modalitatile prin care pot fi diminuati cei de natura negativa. Sistemul de raportare integrat WinMENTOR ENTERPRISE utilizeaza datele de vanzari existente, introduse de utilizatori, pentru a analiza factori precum trend, sezonalitate, promotii, investitii, modificari in structura pietei si pentru a sustine decizii corecte legate de stabilirea targetelor de vanzari si acordarea de bonusuri. 

In plus, managerii pot sa vada permanent masura in care obiectivele sunt atinse, comparand veniturile estimate versus cele obtinute efectiv, analizand stadiul in care se afla oportunitatile sau evolutia vanzarilor pe fiecare produs in parte. 

Stimularea vanzarilor se poate face pornind de la aceste targete si acordand bonusuri angajatilor care le ating. 

In ceea ce priveste algoritmii de calcul pentru comisioanele care sa recompenseze agentii comerciali si in acelasi timp sa concentreze munca acestora in directia dorita, acestia au de cele mai multe ori in componenta indicatori precum: volumul de vanzari (pe game, pe tipuri de clienti, pe puncte de lucru etc.), calitatea vanzarii (numarul de clienti, numarul de produse, numarul de game de produs, discount-ul mediu acordat, termene de plata acordate), volumul incasarilor, calitatea incasarilor (termene de plata respectate, urmarire pe client si punct de lucru al clientului). 

Sistemul ERP ofera rapoarte complexe, care iau in considerare toti acesti indicatori, dar care in acelasi timp prezinta informatiile intr-o forma usor de inteles pentru utilizator, calitatea lor fiind decisiva pentru un management inteligent al afacerii. 

  1. Urmareste costurile in detaliu

Sistemul ERP iti permite sa stabilesti bugete de cheltuieli si sa urmaresti incadrarea costurilor efective in limitele dorite. Astfel, obtii un control ridicat asupra costurilor pe care le genereaza afacerea ta. 

In ERP stabilesti intai structura dorita a centrelor de cost si apoi formulele pe baza carora tranzactiile vor fi alocate automat pe fiecare centru. 

Poti structura bugetele in orice mod doresti, avand in vedere criterii geografice (puncte de lucru), departamentale (productie, vanzari, logistica etc), tipuri de cheltuieli (energie, comunicatii, chirii, salarii etc) sau chiar pe proiecte. 

In final analizezi bugetele previzionate versus cele realizate sau in executie, obtinand astfel un control ridicat asupra parametrilor financiari ai afacerii tale. 

Cresti viteza de reactie, pentru ca in cazul identificarii unor depasiri, poti lua rapid masuri si evita dezechilibre ale bugetului.
 

  1. 3. Controlul eficient al cashflow-ului

Pe langa cheltuieli si venituri, componenta ERP de control al bugetelor implica si analiza cashflow-ului, ca si indicator financiar de baza. Cunoasterea din timp a varfurilor de plati, controlul termenelor de plata acordate clientilor, posibilitatea de avertizare in timp real in cazul depasirii acestora, planificarea realizarii de noi investitii sunt necesitati stringente pentru orice companie. 

In sistemul WinMENTOR ENTERPRISE , cashflow-ul este prezentat atat in format tabular, divizat pe componente, cat si grafic, usor de inteles si urmarit. Astfel devin evidente punctele de maxim sau minim de cashflow si se pot planifica masuri corectorii.  

O categorie distincta o reprezinta documentele care au termenul de scadenta mult depasit, acestea necesitand un proces de decizie asupra influentei cashflow-ului. In plus, sistemul ERP permite si acordarea de termen de plata la nivel de linie de factura, in felul acesta putandu-se stabili scadente mai apropiate pentru produsele usor vandabile, surplusul de cashflow putand finanta produsele care necesita sustinere. 

Pentru a evita situatiile in care termenul de plata al documentelor este mult depasit, sistemul ERP permite blocarea emiterii de noi documente catre clientii respectivi la depasirea unui anumit prag stabilit. 

Este extrem de importanta crearea unor politici comerciale coerente, in care indicatorii de bonitate sa joace un rol important. 

In cazul utilizarii ca si canal de vanzare a agentilor comerciali, unul dintre criteriile acordarii de bonusuri poate fi si cel al respectarii termenelor de plata agreate. 

WinMENTOR ENTERPRISE  este destinat utilizarii de catre firme cu profil de comert en-gros si en-detail, productie industriala si agricola, constructii, audit financiar-contabil, alimentatie publica, servicii, etc. 

Pachetul de programe este astfel conceput incat poate fi folosit si de catre persoane neinitiate in contabilitate, odata ce configurarea initiala a fost definitivata sub indrumarea coordonatorului compartimentului economic. 

WinMENTOR Expert  

  • Modulul Expert permite definirea si evidenta unei “alte contabilitati”, o evidenta manageriala bazata pe incasari si plati (evidenta tip cash-flow).  
  • Utilizatorul isi poate defini dupa propriile necesitati setul de elemente de analiza (tipuri de incasari si tipuri de plati, Planul de conturi), pe care le poate dezvolta cu descriptorii (analitice multidimensionale) necesari in functie de adancimea analizei dorite. 
  • Descriptorii pot fi valori luati din cataloagele aplicatiei (Nomenclatorul Pareneri, Parc Auto, Personal, etc) sau pot fi definiti de utilizator.  
  • Elementele de analiza se pot organiza intr-una sau mai multe Centre de Analiza (Balanta contabila), care se pot atasa la una sau mai multe baze de date WinMENTOR (facilitate holding). 
  • Operarea datelor se poate efectua in momentul introducerii lor in aplicatie (casa, banca, justificare avans decontare, alte machete care reflecta o miscare baneasca) printr-un dublu-click pe macheta sau ulterior. 

Managementul Bugetelor asigura definirea si controlul consolidat al bugetelor, pe perioade distincte de timp, in organizaţii de orice dimensiune sau complexitate, indiferent de industria in care activeaza. Permite cumularea tuturor veniturilor si cheltuielilor efectuate, repartizarea lor pe baza de chei fixe sau variabile si compararea cu datele bugetate.

Beneficii: 

  • Cumuleaza automat toate veniturile scheltuielile pe linii de buget si centre de analiza;
  • Permite repartizari de cheltuieli pe criterii diverse; 
  • Asigura rapoarte de analiza complexe. 

  
Funcţionalitaţi: 

  • Urmarirea veniturilor si cheltuielilor atat centralizat, casi pe ierarhii de centre de analiza; 
  • Controlul si distribuirea bugetelor la nivel de angajat, contract semnat, proiect, departament, direcţie, centre de cost/profit, sau la nivel de organizatie, centralizat;
  • Structurarea bugetului pe perioade de analiza diverse (luna, trimestru, semetru, an); 
  • Organizarea matriceala a bugetului, dimensionata pe linii de buget si centre de analiza; 
  • Integrarea, din punct de vedere contabil, cu toate segmentele operationale; 
  • Alocarea manuala sau automata a datelor pe linii de buget finale sau intermediare (necesita repartizare ulterioara); 
  • Definirea cheilor de repartizare, procentuale sau valorice, fixe sau variabile;
  • Ordonarea si prioritizarea procesului de repartizare; 
  • Facilitatea de a introduce notele contabile de buget, ceea ce permite generarea si updatarea bugetelor in timp real; 
  • Introducerea bugetelor in diverse valute; 
  • Rapoartarea rapida bugetat vs. realizat, centralizat, dimensionat pe centre de analiza si linii de buget. 

Daca am reusit sa va captam atentia, inseamna ca sunteti in cautarea unei solutii care sa va eficientizeze si sa va optimizeze afacerea. In acest caz, ne puteti contacta, iar noi, impreuna cu dumneavoastra, vom gasi solutia perfecta pentru companie. 

Toate aceste date obtinute automat, in timp real prin schimbul electronic de documente dintre doi sau mai multi parteneri de business, creste semnificativ calitatea si rapiditatea obtinerii rapoartelor de care aveti nevoie pentru a lua decizii cu impact pozitiv in business. 

Deci, alinierea la viitor nu este chiar atat de complicata daca apelam la un software sau o solutie care sa ne ajute in integrarea cat mai rapida si cu costuri cat mai reduse la aceasta. Daca va doriti o astfel de afacere, puteti sa ne contactati telefonic sau pe mail si impreuna, vom gasi solutia cea mai eficienta afacerii dumneavoastra! Pentru mai multe informatii, intrebari, nelamuriri, va stam la dispozitie atat prin intermediul functiei de chat de pe site, cat si telefonic sau la sediul nostru.

Activ