fbpx

Tehnologia EDI sau schimbul de date automatizat si beneficiile ei

Home/CRM, ERP, News, SoftONE, WinMENTOR/Tehnologia EDI sau schimbul de date automatizat si beneficiile ei

Ca sa vorbim de beneficiile tehnologiei EDI, haideti sa vedem ce inseamna EDI, ce face EDI si cine foloseste aceasta inovatie. 

EDI reprezinta de fapt un mod automatizat de comunicare electronica a datelor realizat prin intermediul unui fisier XML care respecta anumite standarde unanim acceptate pe piata. 

Ce face EDI?  

EDI inlocuieste cu succes modalitatea clasica de transmitere a informatiilor si documentelor rezultate in urma relatiilor comerciale dintre companile partenere. Practic schimbul de diferite documente se realizeaza automat intre companii, de la un sistem informatic de tip ERP, la altul, fara a mai fi nevoie ca acestea sa fie transmise prin e-mail, fax sau imprimate pe hartie pentru a fi trimise prin posta. 

Prin EDI se pot transfera orice tip de documente, iar la noi in tara, cele mai utilizate documente pentru comunicarea electronica sunt comenzile de marfa, avizele de transport si facturile in format electronic. 

Cine foloseste EDI? 

Tehnologia EDI poate fi utilizata de companii din orice industrie, insa cel mai adesea este utilizata in comunicarea dintre afacerile din retail si cele care se ocupa de distributie, deoarece aici exista un schimb intens de documente intre magazine si furnizorii lor. 

Un supermarket sau hipermarket care are mii sau zeci de mii de produse pe rafturi si cateva zeci de furnizori genereaza un volum urias de comenzi, avize de livrare, confirmari de primire a marfii, respectiv facturi. 

De aceea, schimbul electronic de date este folosit in special de marii retaileri, mai ales de marile lanturi, pentru eficientizarea schimbului de date operative cu partenerii si furnizorii lor. Multi dintre retailerii importanti chiar impun utilizarea platformelor EDI de catre furnizori pentru ca proceseaza zilnic un volum foarte mare de documente in relatia cu partenerii lor si doresc sa faca acest lucru in mod automat si rapid fara interventie umana, respectiv erori. 

Cum se face de fapt automatizarea comunicarii cu marile lanturi comerciale 

Sistemul WinMentor ERP integreaza functionalitati dedicate importatorilor si distribuitorilor care livreaza in marile lanturi de magazine din Romania, bazate pe conceptulEDI (Electronic Data Interchange). 

Reprezentand una dintre tendintele actuale in standardizarea si eficientizarea schimburilor comerciale si o conditie solicitata de marile lanturi de hipermarketuri in relatia cu furnizorii, comunicarea prin EDI ofera avantaje competitive si reduceri importante de costuri si resurse. 

Majoritatea acestor companii solicita partenerilor si furnizorilor sa integreze in relatia cu ei sisteme de tip EDI. Documentele standard, utilizate in activitatea cotidiana in relatia cu partenerii pot fi transmise intre sisteme informatice cu minim de interventie umana, automatizand procese si fluxuri de informatie. 

Beneficiile utilizarii tehnologiei EDI  

Tranzactiile de tip EDI intre companii sunt mult mai rapide si mai sigure decat transferul clasic al documentelor de hartie. Viteza acestor tranzactii se reflecta in rotatia mai rapida a stocurilor, o utilizare eficienta a spatiilor de depozitare si intr-o crestere a calitatii relatiei cu clientii. 

Beneficiile integrarii sistemului ERP cu tehnologia EDI sunt resimtite de catre toti partenerii comerciali implicati in schimb. Ele sunt evidente prin cresterea performantelor in raportare, economii substantiale de timp, reduceri importante de costuri, acuratete in preluarea comenzilor si managementul documentelor sau flexibilitatea extinsa in schimbul de informatii in timp real. 

  • Reducerea costurilor 

EDI reduce la minim costurile asociate cu hartia, imprimarea, stocarea, arhivarea, expedierea si preluarea documentelor rezultate din relatiile comerciale dintre partenerii de business. Procesul de schimb de informatii si documente in format electronic, are avantaje evidente la nivel de costuri prin eliminarea hartiilor, a timpilor de lucru necesari si a erorilor cauzate de manipularea documentelor. 

  • Imbunatatirea relatiilor cu partenerii de business 

Prin utilizarea EDI scurtati semnificativ timpii de procesare si de onorare corecta a comenzilor ceea ce ajuta la mentinerea unei relatii bune cu orice partener de afaceri. 

  • Evitarea situatiilor de stoc insuficient 

Faptul ca schimbul de date se realizeaza automat intre furnizori si magazine scurteaza timpii de aprovizionare si optimizeaza viteza de rotatie a stocurilor si costurile de depozitare. 

  • Creste competitivitatea si eficienta 

EDI este un limbaj comun pentru afacerile de pretutindeni asadar puteti colabora cu parteneri localizati oriunde in lume. Producatorii si marii retaileri folosesc EDI in relatia cu partenerii lor. 

  • Eliminarea erorilor din comenzi 

Dispar problemele rezultate din comenzi telefonice preluate gresit, documente si scris de mana greu de inteles, erori de redactare, email-uri, documente si fax-uri care nu au mai ajuns la timp la destinatie. 

  • Optimizarea echipei si a productivitatii 

Automatizarile aduse contribuie la realizarea unui numar mult mai mare de operatiuni comerciale cu mai putini angajati si ii ajuta pe acestia sa se concentrezi pe lucrurile care aduc mai multa plusvaloare. 

  • Viteza si corectitudine in procesarea comenzilor 

Procesarea prompta si corecta a documentelor reduce in mod considerabil procentajul comenzilor anulate. Prin utilizarea EDI scurtati semnificativ timpii de procesare si de onorare a comenzilor. 

  • Prietenos cu mediul 

EDI ajuta companiile sa arate ca sunt interesate de sustenabilitate si de responsabilitate fata de mediul inconjurator prin inlocuirea documentelor de hartie cu alternative digitale. 

  • Impact pozitiv asupra fluxului de numerar 

EDI reduce ciclului de comanda-incasare prin automatizarea trimiterii datelor direct intre sistemele de gestiune ERP ale clientului, respectiv al furnizorului, fara o alta interventie umana. 

  • Transparenta. Accesibilitate. Trasabilitate 

Interconectarea EDI cu sistemul ERP asigura acuratete in preluarea si monitorizarea comenzilor, dar si in managementul tuturor documentelor aferente unei comenzi, totul in timp real. 

  • Adaptabil nevoilor oricarei companii 

Tehnologia EDI poate fi personalizata astfel incat sa va rezolve nevoile de transfer automat a datelor si documentelor intre compania pe care reprezentati si partenerii dumneavoastra de business. 

  • Asigura securitatea datelor 

Transferul electronic al documentelor si al datelor este securizat, iar accesul utilizatorilor se realizeaza prin introducerea parolei si a unui username. 

EDI iti permite sa ramai in conformitate cu toate regulile si standardele in vigoare. Avand in vedere natura foarte sensibila a unor date, schimbul lor electronic trebuie sa respecte anumite reguli impuse de organizatiile internationale din domeniu. In plus, in relationarea cu partenerii tai de afaceri, cel mai probabil ti se va cere sa aderi la regulile lor. 

A avea un mod standardizat de a schimba date electronic simplifica totul si iti permite tie si partenerilor tai sa vorbiti aceeasi limba si sa comunicati mai simplu. 

De asemenea, prin dobandirea unui acces in timp real la tot ce se intampla in cadrul lantului de aprovizionare, poti lua decizii mai rapide si mai informate. Poti analiza datele aferente activitatilor trecute si pe baza lor poti face previziuni corecte, care sa iti ajute afacerea sa creasca, in loc sa ii stagneze dezvoltarea. 

Prin utilizarea unui grad atat de inalt de standardizare ,colaborarea cu noi parteneri de afaceri si explorarea necunoscutului va expune mult mai putine riscuri. La fel de important este si factorul sustenabilitatii. Vei face o mare favoare mediului inconjurator prin eliminarea cantitatilor uriase de hartie utilizate. 

EDI este, de fapt, piatra de temelie de care are nevoie compania ta pentru a avansa la urmatorul nivel. 

Deci, alinierea la viitor nu este chiar atat de complicata daca apelam la un software sau o solutie care sa ne ajute in integrarea cat mai rapida si cu costuri cat mai reduse la aceasta. Daca va doriti o astfel de afacere, puteti sa ne contactati telefonic sau pe mail si impreuna, vom gasi solutia cea mai eficienta afacerii dumneavoastra! Pentru mai multe informatii, intrebari, nelamuriri, va stam la dispozitie atat prin intermediul functiei de chat de pe site, cat si telefonic sau la sediul nostru.

 

 

Activ